Comarch CDN XL

Administracja

Moduł ADMINISTRACYJNY jest podstawowym modułem dostępowym do systemu CDN XL. Pakiet ten powinien być wykupiony dla każdego jednoczesnego operatora logującego się do systemu. Dla Administratorów moduł ten jest narzędziem pozwalającym na sprawne zarządzanie i parametryzację systemu CDN XL. Dostępne funkcje konfiguracji dają szerokie możliwości ustalenia przez administratora systemu słowników, ciągów numeracji i serii dokumentów, określenia właściwości i atrybutów różnych obiektów, wartości domyślnych dla poszczególnych parametrów i dopuszczalnego zakresu ich modyfikacji przez poszczególnych użytkowników, nadania uprawnień użytkownikom poprzez przypisanie ich do określonego i wcześniej zdefiniowanego stanowiska pracy w strukturze kosztów, praw i podległości w firmie.

Godną podkreślenia jest funkcjonalność cechowania obiektów definiowalnymi atrybutami. Takie atrybuty mogą otrzymywać kontrahenci wraz z konkretnymi osobami, wszelkie dokumenty możliwe do zaewidencjonowania w systemie, kampanie  CRM, zadania, kontakty, towary czy poszczególne ich partie. Dodatkowo można również opisywać takimi parametrami płatności, operacje kasowe/bankowe, konta księgowe, dokumenty, ich pozycje oraz subelementy, które w połączeniu z funkcjonalnością „Definiowania dokumentów” oraz opcjonalnymi rozszerzeniami – Definiowanie Interfejsu, Modelowanie Procesów oraz  Interfejs Programistyczny dają Administratorom szerokie i elastyczne możliwości dopasowania systemu do indywidualnych potrzeb klienta.

Moduł ADMINISTRATOR dysponuje także m.in. funkcjami pozwalającymi na śledzenie aktywnych sesji programu, konfigurację poszczególnych stanowisk komputerowych oraz definicję danych paszportowych firmy i jej centrów.

Księgowość

System CDN XL pozwala na kompleksową obsługę księgową firmy zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, jak również Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF). Dostępne kreatory pozwalają na automatyczne wygenerowanie sprawozdań finansowych opartych o wzory zestawień, które zostały przygotowane na podstawie  opracowań firm takich jak: Deloitte, Arthur Andersen.

Podstawą pracy modułu KSIĘGOWEGO jest plan kont, który jak inne kartoteki systemu CDN XL posiada strukturę wielopoziomowego drzewa. Program  umożliwia dostosowanie planu kont do indywidualnych potrzeb użytkownika; długość syntetyki i analityki jest definiowalna. Konta rozrachunkowe kontrahentów są tworzone automatycznie i mogą w części analitycznej zawierać: Akronim kontrahenta, unikalny numer lub NIP. Istnieje możliwość definiowania nieograniczonej liczby kont rozrachunkowych kontrahentów.

Bardzo przydatną cechą jest możliwość szybkiego wyszukiwania konta wg różnych kryteriów np.: fragment nazwy, symbol, atrybut, data założenia, poziom konta i inne. Moduł ten posiada wygodne narzędzie w postaci kreatora, który daje możliwość  zastosowania jednego z typowych predefiniowanych planów kont.

Dane księgowe wprowadzane są do arkusza roboczego, w którym do momentu zatwierdzenia dekretacji można je poprawić. Można, zatem prowadzić symulację wyników finansowych, uzyskiwać dowolne zestawienia z uwzględnieniem danych wprowadzonych do systemu, ale jeszcze nie zaksięgowanych.

System daje możliwość przygotowania szablonów księgowań w znacznej mierze automatyzujących czynności powtarzalne. Mechanizm ten wzbogacają ‘inteligentne’ wzorce księgowań rozpoznające cechy księgowanych dokumentów i ich elementów, czyli rodzaj płatności, stawki VAT, koszt sprzedaży, wartość netto, brutto, magazyn, marża itd.

System daje możliwość równoległej pracy w obrębie kilku okresów obrachunkowych, przy czym okres obrachunkowy jest definiowalny zarówno pod względem długości jak i umiejscowienia w ciągu roku kalendarzowego. Definiowalne są również dzienniki i bufory księgowe oraz rejestry kasowe i bankowe.

Istnieją mechanizmy pozwalające na bieżącą, kontrolę „on-line” kręgów kosztów w ramach złożonych zapisów księgowych. Użytkownik może zdecydować czy  system ma tylko ostrzegać czy też nie dopuszczać do wprowadzenia zapisów księgowych nie spełniających równości zapisanej w definicji kręgu kosztów. Umożliwiono także przypisanie konkretnej definicji kręgów kosztów do danego dziennika księgowego.

Informacje o uregulowaniu należności i zobowiązań mogą być ujęte w systemie jako rozliczenia skojarzenie dokumentu faktury z dokumentem zapłaty) lub jako rozrachunki (skojarzenie dekretów powstałych w wyniku zaksięgowania faktury i zapłaty). Zaksięgowany i rozliczony dokument tworzy automatycznie rozrachunek a utworzenie rozrachunku powoduje automatycznie powstanie rozliczenia.  Na obu poziomach: rozliczeń i rozrachunków istnieją funkcje usprawniające ‘kojarzenie’ dokumentów i zapłaty wg różnych kryteriów: kwoty, numeru dokumentu, chronologii zapisów, terminu płatności. Użytkownik ma możliwość dokładnego prześledzenia historii transakcji i rozliczeń z kontrahentem.

Informacje o uregulowaniu należności i zobowiązań mogą być ujęte w systemie jako rozliczenia (skojarzenie dokumentu faktury z dokumentem zapłaty) lub jako rozrachunki (skojarzenie dekretów powstałych w wyniku zaksięgowania faktury i zapłaty). Zaksięgowany i rozliczony dokument tworzy automatycznie rozrachunek a utworzenie rozrachunku powoduje automatycznie powstanie rozliczenia.

Na obu poziomach: rozliczeń i rozrachunków istnieją funkcje usprawniające ‘kojarzenie’ dokumentów i zapłaty wg różnych kryteriów: kwoty, numeru dokumentu, chronologii zapisów, terminu płatności. Użytkownik ma możliwość dokładnego prześledzenia historii transakcji i rozliczeń z kontrahentem.

Księgowość prowadzona jest w walucie systemowej (PLN) jednak rozrachunki zagraniczne prowadzone są równocześnie w dwóch walutach: dowolnej walucie obcej z możliwością automatycznego przeliczenia na walutę systemową. Zapisy walutowe prowadzone są w oparciu o notowania ciągłe kursów walut. W przypadku księgowań walutowych program automatycznie wylicza różnice kursowe. Dokument różnic kursowych podlega  księgowaniu, co umożliwia ujęcie różnic kursowych bilansowo i podatkowo.

Z poziomu modułu Księgowego dostępne są również funkcje obsługi Kasy/Banku. System współpracuje z systemami Homebankig’owymi wykorzystując funkcje exportu i importu płatności w formacie Elixir O, oraz w innych: definiowalnych przez Użytkownika formatach plików co pozwala na wymianę danych praktycznie z dowolnym bankiem.

Ważnym rozszerzeniem funkcjonalności związanych z płatnościami w systemie CDN XL jest preliminarz płatności. W ramach preliminarza istnieje możliwość ustalenia przepływów gotówkowych na dany dzień oraz analizy tych przepływów. Dzięki preliminarzowi istnieje również możliwość planowania przez firmę jej zapotrzebowania na środki pieniężne oraz zarządzania płatnościami i zasobami gotówkowymi. W Preliminarzu istnieje możliwość wprowadzania planowych płatności (np. planowana wartość podatku, raty itp.) a także analizy przepływów wg dodatkowych dat na płatnościach – przewidywanych terminów płatności.

Znacznie usprawniają pracę z systemem funkcje Automatycznych kompensat – automatyczne kompensowanie płatności wynikających z korekt z płatnościami dokumentów oryginalnych. Rejestrowany w systemie dokument kompensaty formalizuje saldowanie wzajemnych należności i zobowiązań wynikających z dokumentów sprzedaży i zakupu w ramach tego samego podmiotu lub w ramach różnych podmiotów (kompensaty jedno i wielostronne).

Istnieje możliwości grupowania kont (konto analityczne dodawane do jednej ze zgrupowanych syntetyk automatycznie dodaje się do pozostałych).  System wspiera również proces generowania upomnień i not odsetkowych, uwzględniając stopniowanie upomnień oraz różne stopy odsetek (globalne, dedykowane dla kontrahenta, indywidualne dla płatności) oraz różne stopy odsetek w różnych okresach czasu.

Środki trwałe

Moduł ŚRODKI TRWAŁE umożliwia wprowadzanie i ewidencję podstawowych składników majątku trwałego: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych a także wyposażenia wartościowego. Podstawą ewidencji danych w tym module są księgi inwentarzowe zorganizowane w wielopoziomową strukturę drzewiastą. Każda grupa jak również środek trwały może należeć do wielu grup nadrzędnych, obiektów posiadających niewiele różniące się kartoteki szczegółowe.

Mechanizm dziedziczenia jest tu zrealizowany podobnie jak w kartotekach towarowej i kontrahentów. Ewidencja wszystkich zdarzeń związanych ze środkami trwałymi odbywa się w oparciu o stosowne dokumenty, a więc dokumenty przyjęcia, likwidacji,  oddania do remontu, zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za środek trwały, przeszacowania środków trwałych, modyfikacji stawki, zmiany kwoty złomowej, zmiany współczynnika amortyzacji. Naliczenia amortyzacji dokonywać można za miesiąc bieżący lub, jeśli nie zostało to dokonane, za dowolny okres wstecz.

System umożliwia pełną dwutorowość amortyzacji środków trwałych. Oznacza to, że możliwa jest amortyzacja Bilansowa – w systemie CDN XL zwana Umorzeniem, oraz Podatkowa – w systemie CDN XL zwana Amortyzacją. Dwutorowość amortyzacji oznacza, że dla obu torów możliwe jest odrębne określenie: Stawek amortyzacji, Podstawy amortyzacji, Współczynnika korekty umorzenia, Metody amortyzacji, Miesiąca rozpoczęcia naliczania amortyzacji.

Dokument RT pozwala na rozdzielenie torów amortyzacji, co w konsekwencji pozwala na możliwość określenia różnych: podstaw, stawek, współczynników dla amortyzacji bilansowej oraz podatkowej. Dostępna jest również metoda amortyzacji przyspieszonej w ujęciu kwartalnym, miesięcznym lub jednorazowo.

Elementem znacznie ułatwiającym pracę z systemem jest Dynamiczne raportowanie stanu środków trwałych. Raport taki pokazuje syntetyczną informację o stanie środków trwałych w zadanym okresie czasu. Funkcjonalność ta pozwala na uzyskanie szczegółowych informacji dotyczących wskazanych środków trwałych, z możliwością określenia zakresu analiz w oparciu o rozbudowaną listę parametrów.

Płace i kadry

System CDN XL współpracuje z bazującym na silniku  CDN OPT!MA modułem kadrowo-płacowym  stanowiącym uzupełnienie Zintegrowanego Systemu do  Zarządzania. CDN Płace i Kadry - przeznaczony jest do pełnej obsługi działu kadr i rachuby płac.

Kadry

System pozwala na gromadzenie i przetwarzanie kompletu informacji o pracowniku, m.in.: o jego wykształceniu, członkach rodziny i przysługujących  im zasiłkach, danych podatkowych (progi, koszty uzyskania przychodu, ulga podatkowa), obowiązkowych lub dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych i ubezpieczeniu zdrowotnym, jak również o jego zatrudnieniu w firmie oraz poza nią.

Wszelkie zmiany zapamiętywane w danych kadrowych pracownika tworzą historię jego zatrudnienia. W systemie można odwzorować podział pracowników na  poszczególne działy czy oddziały, tworząc strukturę organizacyjną firmy wraz z wzajemnymi relacjami (struktura drzewa).

Dużym ułatwieniem jest możliwość zdefiniowania własnych słowników, np. listy stanowisk, kodów zawodów, urzędów, banków, miejscowości. Program pozwala w prosty sposób zdefiniować dowolną ilość kalendarzy (norm czasu pracy), wykorzystując w tym celu odpowiednie serie dni.

W systemie umożliwiono także zastosowanie szeregu operacji seryjnych dotyczących danych kadrowych i płacowych. Jedną z tego typu operacji kadrowych jest seryjne przyznawanie dodatku dla zaznaczonych pracowników z możliwością zadeklarowania kwoty dodatku.

Płace

W oparciu o informacje zawarte w części kadrowej  systemu generowane są wynagrodzenia dla pracowników. Możliwe jest indywidualne lub seryjne naliczanie wypłat, np. dla danego działu. Program gwarantuje dużą swobodę w definiowaniu własnych składników wynagrodzenia, pozwala na uzależnienie ich wysokości m.in. od czasu pracy, okresu nieobecności lub stażu pracy. Program pozwala na obsługę akordowego systemu wynagrodzeń.  System może obsługiwać akord prosty progresywny i grupowy, a dodatkowo ewidencja pracy  akordowej może być powiązana z automatyczną modyfikacją czasu pracy pracownika. Rozlicznie nieobecności typu zwolnienia lekarskie, urlopy jest zgodne z obowiązującymi przepisami (program na bieżąco dostosowywany jest do często zmieniających się uregulowań prawnych). W systemie  dostępne są wszystkie standardowe nieobecności, istnieje również możliwość zdefiniowania nowych, jak np. delegacja, krwiodawstwo. Na podstawie danych zapisanych w historii wykształcenia i zatrudnienia pracownika program wylicza przysługujący mu limit urlopu wypoczynkowego. Limity nieobecności podlegają kontroli w programie.

Deklaracje - funkcjonalność systemu obejmuje wszystkie zaliczki na deklaracje podatkowe oraz raporty ZUS (zgłoszeniowe i rozliczeniowe). Program poprawnie wylicza i wykazuje na deklaracji DRA składki płacone z budżetu państwa za osoby przebywające na  urlopach wychowawczych i macierzyńskich, refundację składek od osób niepełnosprawnych. Cechą charakterystyczną jest automatyczny, niewymagający konfiguracji, eksport danych do Programu Płatnika.

Umowy zlecenia – system umożliwia rejestrację umów cywilno-prawnych zawieranych zarówno z własnymi pracownikami jak i osobami obcymi. Możliwe jest odnotowanie dowolnego rodzaju przychodu 
wykazywanego na deklaracjach PIT:8A i PIT–8B. Rozliczanie zawartych umów następuje w części płacowej programu.

Wydruki – uniwersalny kreator raportów pozwala odwołać się  z każdego miejsca do dowolnego pola w 
programie, dowolnego elementu wynagrodzenia w wypłacie. Wydruki te mogą być również indywidualnie modyfikowane przez użytkownika programu.).

Rejestrator Czasu Pracy – W systemie jest możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy). Dane odczytywane z czytnika RCP mogą być wykorzystane do ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia) oraz rozliczania czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.

Handel

Jest to moduł handlowy systemu CDN XL obsługujący zarówno procesy sprzedaży jak i zakupu towarów, surowców, usług itp. Można podzielić go funkcjonalnie na kilka podsystemów. Są nimi: kartoteki magazynowa i kontrahentów, które są jednocześnie kartotekami centralnymi dla wszystkich modułów systemu, obsługa kasy i obsługa transakcji handlowych. Ze względu na ścisłą integrację wszystkich modułów systemu oraz przenikanie się procedur miedzy modułami, są w nim również dostępne pewne funkcje pozostałych modułów. Umożliwia to np. przeprowadzenie na jednym stanowisku z odpowiednimi uprawnieniami dotyczącymi innych modułów, pełnej ścieżki procesu sprzedaży: począwszy od zapytania ofertowego, poprzez ofertę dla kontrahenta, zamówienie, fakturę aż do rozliczenia należności i zaksięgowania faktury bez konieczności przełączania się pomiędzy modułami. Z drugiej strony, poprzez odpowiednią konfigurację systemu i ustalenie odpowiednich praw dostępu dla użytkowników wszystkie te funkcje mogą być rozdzielone, umożliwiając “rozproszoną” organizację pracy, ze ściśle określonym zakresem praw i obowiązków operatorów.

Kartoteki kontrahentów i towarów

Kartoteki kontrahentów i towarów zostały zorganizowane jako wielopoziomowe struktury drzewiaste. Każda karta kontrahenta (towaru) może należeć do wielu grup. Podobnie każda grupa kontrahentów (towarów) może być podpięta w kilku miejscach w drzewie. Zastosowano przy tym mechanizm dziedziczenia cech. Polega on na tym, że  każda grupa może być jednocześnie wzorcem karty kontrahenta (towaru), posiadając wiele z jej atrybutów. Obiekty niższego poziomu (w tym grupy) w momencie ich tworzenia mogą dziedziczyć cechy grupy nadrzędnej. W ten sposób, przy dobrze zdefiniowanej strukturze kartoteki, wprowadzając kartę kontrahenta można się ograniczyć do wprowadzenia danych specyficznych wyłącznie dla tej karty (akronim, NIP, adres), zaś pozostałe dane (domyślna forma i termin płatności, system upustów, domyślna grupa cenowa itd.) zostaną przepisane z wzorca.

Edycja cech grupy głównej pozwala przy tym w naturalny sposób ustalić konfigurację parametrów domyślnych całej kartoteki. Interfejs drzewa kontrahentów i towarów zbliżony jest do struktury katalogów w eksploratorze Windows i udostępnia podobne mechanizmy jak drag&drop, kopiowanie i wklejanie grup, rozwijanie drzewa oraz tryb tzw. Multiselect’a – zaznaczania wielu obiektów na listach.

Istnieje możliwość umieszczenia danych binarnych na kartotekach kontrahentów i towarów. Na dedykowanej zakładce możliwe jest umieszczanie zdjęć, plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, itp. Użytkownik ma pełną dowolność  w określeniu formatu, w jakim zapisane i przechowywane będą te dodatkowe informacje. Dane binarne zapisywane i przechowywane są w bazie SQL systemu CDN XL.

Gospodarka magazynowa w systemie CDN XL prowadzona  jest w oparciu o rzeczywiste ceny zakupu. Z każdą dostawą towaru związany jest zapis ilościowy jak i wartościowy, zaś cena jednostkowa jest ustalana tak, aby wyeliminować całkowicie błędy zaokrągleń. Przy tak ustalonych zasadach prowadzenia magazynu, możliwe staje się praktycznie dowolne jego rozliczanie: FIFO, LIFO, wybór według daty ważności lub ręczny wybór partii według dowolnie ustalonych zasad. Metodę rozliczania można ustalić na poziomie pojedynczej karty towaru.

System umożliwia prowadzenie wielu magazynów, przy czym możliwa jest taka konfiguracja, aby sprzedaż odbywała się wyłącznie z jednego z nich lub z wielu magazynów. Możliwe jest także przypisanie operatorowi domyślnego, lub wyłącznie jednego magazynu z określeniem zakazów dostępów do innych magazynów. W systemie można również definiować magazyny wewnętrzne, z których blokowana jest możliwość sprzedaży towarów  lub produktów. Dla każdego magazynu można zdefiniować jego przestrzenną strukturę, czyli stworzyć listę dostępnych adresów opisywanych przez szereg parametrów. Podczas rejestracji dokumentu przyjęcia system proponuje rozmieszczenie towaru w odpowiednich lokalizacjach, według algorytmu optymalizującego uwzględniającego ich wymiary, pojemność i nośność. Z kolei przy rejestracji dokumentu wydania system zaproponuje pobranie towarów z odpowiednich  lokalizacji. Do przemieszczania towaru pomiędzy lokalizacjami służy odpowiedni dokument magazynowy.

Elastyczny system przeliczników jednostek miary pozwala na ich dowolną definicję np. możliwy jest zakup produktów w metrach bieżących a sprzedaż w metrach kwadratowych bez konieczności przeliczania jednostek w momencie sprzedaży. Każdy taki przelicznik może posiadać swój unikalny kod kreskowy opakowania. Współpraca systemu z drukarkami etykiet, czytnikami kodów kreskowych i kolektorami danych automatyzuje obsługę inwentaryzacji oraz proces sprzedaży i wydawania towarów.

System prowadzi dualne stany towarów – handlowe i magazynowe. Faktura sprzedaży pomniejsza stan handlowy, ale nie zmienia stanu magazynowego.  Ten jest pomniejszany w momencie wystawienia dokumentu wydania magazynowego do tej faktury. Obydwie operacje mogą być oczywiście przeprowadzone w jednym kroku.

Transakcje handlowe

Transakcje handlowe oparto o pełny zakres dokumentów handlowych: faktury sprzedaży (również eksportowe) i zakupu, przyjęcia i wydania zewnętrzne (również eksportowe), paragony, dokumenty przyjęcia i wydania wewnętrznego wraz z przesunięciami międzymagazynowymi. Funkcjonuje też pojęcie dokumentu-spinacza, który może być zbiorczą fakturą VAT dla jednego bądź kilku dokumentów PZ/WZ, rachunkiem sprzedaży wystawionym do paragonu lub zbiorczym zestawieniem sprzedaży paragonowej. Podczas wystawiania każdego dokumentu dostępne mogą być takie dane jak zrealizowana marża czy koszt własny poszczególnych pozycji, masa i objętość towaru oraz rabat udzielany kontrahentowi. W trakcie wystawiania dokumentu program kontroluje też minimalną cenę sprzedaży towaru (minimalną marżę), limit kredytowy, czy stan rozrachunków z kontrahentem. W programie zostały też wprowadzone rozbudowane możliwości ustalania cen na konkretne towary (grupy towarów) i dla konkretnych kontrahentów (lub ich grup). System CDN XL oferuje szerokie możliwości tworzenia rozbudowanych upustów. Spójna macierz rabatowa łączy w sobie funkcjonalność promocji oraz klasycznych składników rabatów. Umożliwia to m.in. budowanie zaawansowanych struktur promocji, specjalnych cen, rabatów, zakresów i obszarów ich obowiązywania wraz z priorytetami czy sposobami łączenia promocji. Dostępna jest także funkcja weryfikacji struktury udzielonego rabatu. Operator może w prosty sposób dokonać analizy udzielonych dla danej transakcji upustów.

System udostępnia również w wielu miejscach z poziomu różnych modułów pełną historię transakcji na danym towarze lub z wybranym kontrahentem, wraz z jego należnościami i zobowiązaniami możliwością generowania not odsetkowych i upomnień, pełną historię obrotu wybranym towarem i inne.

Dokumenty handlowe uzupełniane są w systemie dokumentami magazynowymi. Do każdego dokumentu handlowego jest generowanych tyle dokumentów magazynowych, w ilu magazynach operuje ten dokument. Wygenerowanie (automatycznie  podczas zatwierdzania dokumentu handlowego bądź na żądanie) dokumentów magazynowych reprezentuje fizyczne wydanie lub przyjęcie towaru do magazynu. Zgodnie z wymogami standardu ERP, wszystkie dokumenty w systemie mogą być ze sobą powiązane, zaś ich wzajemne relacje mogą być śledzone na bieżąco.

Każda kolejna wersja systemu oferuje mocną rozbudowę istniejącej funkcjonalności. Jednym z ciekawszych rozwiązań w module Handlowym, jest funkcja nazwana Łatwą Sprzedażą. Jest to odpowiedź na potrzeby naszych klientów, prowadzących działalność charakteryzującą się dużą ilością rejestrowanych dokumentów handlowych (np. sprzedaż detaliczna), których pracownicy nie zawsze używają bardzo rozbudowanych możliwości systemu CDN XL. Łatwa sprzedaż oferuje jednoznaczny i szybki w obsłudze interfejs do generowania dokumentów handlowych z poziomu jednej formatki nowego dokumentu (bez konieczności odwoływania się do wielu zakładek).

Dla firm wymagających szybkiej obsługi Klienta np.  klientów detalicznych w punktach handlowych, System oferuje prosty w obsłudze interfejs detaliczny.

Funkcjonalność realizowana poprzez notatnik służy przygotowaniu szablonu transakcji (specyfikacji towaru). Notatnik powiązany jest z operatorem, co oznacza, że każdy operator ma w notatniku zdefiniowane własne szablony transakcji, które mogą zostać przeniesione na dokument. Funkcja taka jest szczególnie korzystna, w sytuacji, gdy zawierane są transakcje z tym samym kontrahentem na ten sam towar. Zdefiniowana w notatniku specyfikacja może w takim przypadku być wielokrotnie wykorzystywana do tworzenia dokumentu sprzedaży lub zakupu, skracając czas generowania kolejnych dokumentów. Funkcjonalność notatnika umożliwia seryjne generowanie dokumentów dla wskazanych przez operatora kontrahentów. Kolejnym ciekawym rozwiązaniem jest, kierowane m.in. do podmiotów gospodarczych współpracujących ze specyficznymi firmami handlowymi jakimi są np. sieci handlowe i hipermarkety, okno automatycznych korekt. Funkcja ta ma na celu usprawnienie rozliczeń z tego typu odbiorcami na przykład w przypadku realizacji  wielu dostaw w ciągu określonego czasu i następującego po nich jednorazowego zwrotu niesprzedanego towaru lub korekt wartościowych do wielu dokumentów.

Następna funkcja : korekty kosztu pełniąca rolę funkcji pomocniczej wobec dokumentu wartościowej korekty faktury zakupu lub korekty PZ, jeśli korygowana dostawa została już całkowicie wysprzedana.

System pozwala na obsługę zewnętrznych kodów towarów – np. można przypisać do towaru jego kod u konkretnego kontrahenta i generować dokumenty uwzględniając zewnętrzną kodyfikację zaś system sam rozpozna jaki to towar.

Rozbudowane mechanizmy obsługi tworzenia paczek oraz wysyłek wspierają proces załadunku, obsługę tras, ewidencję i zarządzanie pojazdami oraz rozliczanie kosztów transportu. Pozwalają na optymalizację procesów przygotowania wydania towarów oraz dokumentów spedycyjnych. Dzięki nowej funkcjonalności SCM możliwa jest optymalizacja źródeł dostaw. Usprawnienia pozwalają na ustalenie terminu realizacji zamówień, biorąc pod uwagę różne parametry. Łatwo można uzyskać informację o najkrótszym możliwym terminie realizacji zlecenia.

Nowe funkcjonalności systemu CDN XL związane z zarządzaniem łańcuchem dostaw:

• Definiowanie i przypisywanie kontrahentom kalendarzy dostaw i wysyłek, w oparciu  o które ustalany jest termin realizacji zamówień.
• Informacja o możliwym najkrótszym terminie realizacji danej pozycji dostępna z poziomu zamówienia od odbiorcy/ zamówienia sprzedaży.
• Możliwość wystawienia faktury i innych dokumentów rozchodowych do konkretnego dokumentu dostawy oraz kalkulowania ceny sprzedaży jako rzeczywistej ceny zakupu, podwyższonej o procentową/kwotową marżę.

Do wysyłki można przypisać dokumenty związane z kosztem transportu, poprzez ich wybór z odpowiednich list. Mogą to być zarówno dokumenty kosztowe (faktura od spedytora), jak i dokumenty sprzedaży (faktura dla klienta za transport). Te ostatnie zmniejszają koszt transportu danej wysyłki.

Zamówienia

Moduł Zamówienia systemu CDN XL jest dopełnieniem modułu handlowego, umożliwiającym realizację pełnego cyklu obsługi kontrahenta w oparciu o normy ISO. Dokumenty obsługiwane w module Zamówienia to:

• Zapytanie ofertowe – dokument rejestrujący zapytanie o możliwość sprzedaży (zakupu) pewnych towarów lub usług, lecz bez wskazań na określone pozycje asortymentowe. Obsługę dokumentu można przypisać konkretnemu operatorowi.
• Oferta -  jest dokumentem odpowiedzi dla zapytania ofertowego, wskazującym już na konkretne towary z wyszczególnieniem ilości, ceny, rabatów itp. Możliwe jest wygenerowanie do jednego zapytania ofertowego wielu wariantów oferty wraz z wymuszeniem ich potwierdzania.
• Zamówienie – jest konsekwencją ustaleń z kontrahentem dokonanych na etapie oferty i jej wariantów.
• Zamówienie wewnętrzne – pozwalają na realizację zapotrzebowania na towary lub surowce z oddziałów, placówek detalicznych, sklepów, działów firmy itp. także z wykorzystaniem podsystemu obsługi oddziału offline – CDN OPT!MA.
• Potwierdzenie zamówienia – zatwierdza zamówienie dokonując rezerwacji towaru w magazynie dla konkretnego kontrahenta. Rezerwacja towaru jest dokonywana zawsze – nawet, jeśli w magazynie nie ma dostatecznej jego ilości. Ustawienia konfiguracyjne pozwalają na określenie czy rezerwacja ta ma blokować towar na magazynie. Możliwe jest również zarezerwowanie z tego poziomu posiadanych w magazynie konkretnych zasobów danego towaru.

Wszystkie wymienione dokumenty występują zarówno po stronie sprzedaży (kontakty z odbiorcą) jak i zakupu (kontakty z dostawcą), przy czym nie ma obowiązku przeprowadzania całej ścieżki obiegu dokumentów. Każdy z wymienionych dokumentów  można wygenerować z pominięciem całej ścieżki przekształceń. Tak wystawione zamówienia można następnie przekształcać do innych dokumentów np. Faktur, dokumentów PZ/WZ, przyjęć i  wydań magazynowych, zleceń produkcyjnych lub innych zamówień. Zamówienia mogą być realizowane w całości oraz częściowo, dodatkowo system wspiera rezerwacje towarów poprzez określanie dat aktywacji, ważności i terminu realizacji zarówno dla całego zamówienia jak i poszczególnych jego pozycji. Rezerwacje mogą być również tworzone bez konieczności generowania zamówień. Ponadto w systemie CDN XL istnieje możliwość priorytetowania rezerwacji towarów, a także rezerwacji konkretnej sztuki posiadanego towaru (np. z konkretnymi cechami) już w momencie generowania zamówienia lub rezerwacji ręcznej. Przy dokonywaniu sprzedaży wyświetlana jest lista rezerwacji zdefiniowana dla danego towaru, z których można pobrać towar dla dokumentu sprzedaży. Z poziomu pozycji zamówienia dostępna jest również funkcja prognoz stanów towarów mówiąca o dostępności danego towaru w funkcji czasu.

Ciekawą funkcję dla firm produkcyjnych stanowi raport Analiza Produktu pozwalająca określić możliwości i terminy realizacji zamówień dla Produktów zarejestrowanych na dokumencie oferty lub zamówienia. Raport ten uwzględnia złożoną strukturę wyrobu, który może składać się z szeregu półproduktów złożonych z innych półproduktów.

Proces tworzenia zamówień do dostawców lub zleceń dla działów produkcji jest wspomagany przez mechanizm raportu stanu towarów. Raport taki, uruchomiony dla grupy towarów w określonym przedziale czasowym dokonuje dla każdego towaru z tej grupy bilansu aktualnego stanu magazynowego, rezerwacji i zamówień również w kontekście różnych magazynów i ich normatywów. Procedura wyliczająca bilans braków może być także indywidualnie modyfikowana na potrzeby Klienta uwzględniając np. rotacje, sezonowości itp.

Z poziomu raportu stanu towarów jest następnie możliwe automatyczne wygenerowanie zleceń produkcyjnych, przesunięć międzymagazynowych, dokumentów SAD lub zamówień do dostawców na określony towar bądź grupę towarów. Takie zamówienia mogą być generowane wg kilku metod optymalizacji zamówień np. wg najszybszego terminu dostawy lub najlepszej ceny.

Każdy uprawniony operator może mieć również dostępną funkcję prognozy stanów magazynowych dla towarów. Funkcjonalność modułu dopełnia także raport niezrealizowanych pozycji zamówień.

CRM

Rozszerzeniem standardowych możliwości systemu CDN XL w zakresie zarządzania kontaktami z klientem, jest w pełni zintegrowany z całym pakietem moduł CRM (Customer Relationship Management). Rozwija on funkcjonalność systemu związaną z kontaktami z klientem, zarówno w zakresie działań przed sprzedażnych jak i potem w celu utrzymania profesjonalnej obsługi klienta. Oprócz podstawowych funkcji, jakimi są: ewidencja kontaktów, czy tworzenie i przypominanie o zadaniach do wykonania przez operatorów, główną funkcjonalnością modułu jest możliwość definiowania, obróbki i analiz kampanii marketingowych (tzw. lejków sprzedaży).

Moduł CRM pozwala na rejestrowanie kontaktów z klientem w podziale na wątki. Do każdego wątku kontaktu można przypisać dowolną ilość konwersacji oraz zadań, które mogą być zadaniami zlecanymi do wykonania odpowiednim operatorom.

Dzięki definiowaniu kampanii marketingowych, istnieje możliwość planowania i automatyzacji kontaktów związanych z poszczególnymi etapami takich działań wraz z zadaniami oraz z przypomnieniami o potrzebie ich wykonania. Kampania może być więc tzw. Lejkiem Sprzedaży, złożonym z wielu definiowalnych etapów. Na każdym etapie kampanii istnieje możliwość nie tylko definiowania zadań i akcji do wykonania, ale również określania wartości i prawdopodobieństwa sukcesu takich działań. Do każdej fazy kampanii można przypisać potencjalnego kontrahenta, który w zależności od spełnienia definiowalnych wymaganych warunków, może być propagowany do kolejnego etapu. Bazując na informacjach generowanych w module CRM można również tworzyć całą gamę analiz np. w oparciu o definiowalne: kody, fiaska, analizy, dlaczego działania z danym klientem nie zakończyły się sukcesem.

Po zakończeniu kampanii, lub w trakcie jej trwania uprawniony do tego operator może zweryfikować jej efekty. Służy do tego Raport dla kampanii, zawierający informacje o planowanych oraz rzeczywistych kosztach i przychodach z kampanii, z  podziałem na jej poszczególne etapy oraz poszczególnych kontrahentów. Podstawą dla informacji zawartych w raporcie są dokumenty kosztowe i przychodowe powiązane z kampanią, etapem, czy kontrahentem. System umożliwia dokonanie takiego powiązania dla pełnej, lub częściowej wartości wiązanego dokumentu np. faktury zakupu, czy sprzedaży.

Dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami systemu, operator może mieć dostęp do wszystkich informacji związanych z historią współpracy z klientem. Z tego poziomu można sprawdzić aktualny stan płatności z kontrahentem, transakcje, rezerwacje, zamówienia czy zlecenia produkcyjne wygenerowane dla klienta. Każdy operator ma wgląd do aktualnych dla niego listy zadań, konwersacji czy działań CRM związanych z kampaniami, w których bierze on udział. Moduł CRM może również być wykorzystywany w obsłudze posprzedażnej klienta. System umożliwia między innymi tworzenie grup mailingowych oraz wysłanie wiadomości e:mail do kontrahentów zaznaczonych na liście będących w danym etapie kampanii. Służby serwisowe mogą używać tego modułu, jako narzędzie wspomagające kontakty i generujące zadania związane z utrzymaniem i podnoszeniem poziomu satysfakcji klientów. Działania takie mogą być definiowane jako działania cykliczne z danym kontrahentem.

System posiada funkcjonalność zarządzania czasem pracy pracownika, opartą na definiowalnych zadaniach, gromadzonych w Terminarzu pracownika. Zadania mogą być generowane automatycznie dla pracownika/obiektu produkcyjnego, mogą one wynikać z: zlecenia produkcyjnego, karty pracy zleceń serwisowych/remontowych, zadania CRM oraz zadania procesów zdefiniowanych w systemie. Możliwe do wprowadzenia są również zadanie niezwiązane z żadnym obiektem staremu CDN XL.

Z poziomu formularza CRM można również skontaktować się z kontrahentem (lub osobą po stronie kontrahenta) mailowo lub za pomocą komunikatorów GaduGadu czy Skype. Każdorazowo podczas w/w operacji kontaktu system proponuje utworzenie pozycji konwersacji dla odnotowania takiego kontaktu. Możliwość skanowania dokumentu obcego i podłączania jako danych binarnych do dokumentu rejestrowanego w systemie na pewno przyczyni się do sprawniejszej organizacji procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie.

Import

System CDN XL jest zgodny z wymaganiami Unii Europejskiej i pozwala na pełną obsługę transakcji wewnątrzwspólnotowych łącznie z automatyzacją procesów samorozliczenia podatku VAT, obsługą transakcji trójstronnych oraz wszystkimi wymaganymi deklaracjami. W przypadku standardowej procedury importowej, CDN XL obsługuje obieg dokumentów importowych, począwszy od faktury od dostawcy, poprzez przejście towaru przez skład celny, aż do wprowadzenia towaru na magazyn i odpowiedniego zaksięgowania dokumentów oraz rozliczenia płatności. Umożliwia też przeprowadzenie procedury importu w sposób uproszczony, z pominięciem składu celnego. Do dokumentów importowych należą: walutowe zamówienie do dostawcy, faktura importowa SAD na skład celny, SAD oraz dokument przyjęcia zewnętrznego z importu.

• Zamówienie importowe  (tworzone  w module Zamówień) jest pierwszym, opcjonalnym, dokumentem w obiegu dokumentów związanych z obsługą importu.
• Faktura importowa z księgowego punktu widzenia jest źródłem zobowiązania wobec dostawcy, w związku, z czym jej zarejestrowanie powoduje pojawienie się odpowiednich, walutowych płatności. Zatwierdzona faktura importowa staje się źródłem dokumentu SAD.
• Dokument SAD stanowi podstawowy element całego modułu obsługi importu. Na jego podstawie wyliczana jest wartość zobowiązania wobec Urzędu Celnego, a także wartość, jaką będzie miał towar po wprowadzeniu na magazyn. Jest też dokumentem VAT’owskim.
• Dokument PZI (Przyjęcie Zewnętrzne Importowe) jest ostatnim dokumentem należącym do ścieżki obiegu dokumentów importowych. Jest generowany automatycznie z zatwierdzonego SAD’u, zaś jego zadaniem jest wprowadzenie towaru na magazyn.

W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych dla celów samorozliczenia podatku VAT tworzone są odpowiednie Faktury Wewnętrzne (po stronie sprzedaży oraz zakupów).

CDN XL umożliwia również obsługę składów celnych, które są obiektami o strukturze zbliżonej do struktury magazynu. Jeśli towar ma być umieszczony na składzie celnym i dopiero ze składu celnego będzie odprawiany i przenoszony do magazynu, wówczas procedura importowa poszerzona jest o dokument, który towar z zarejestrowanej faktury importowej umieści w składzie celnym : „SAD na skład celny (SSC)”. Moduł oferuje rozbijanie kosztów na dokumentach SAD według masy i objętości towarów, pełną obsługę cen dostawców na fakturach importowych, oraz wprowadzenie klasyfikacji Incoterms do dokumentów obrotu handlowego z kontrahentami zagranicznymi (SAD, FSE). Obsługuje również transakcje z krajami Unii Europejskiej wraz z generowaniem deklaracji INTRASTAT.

Produkcja

Obszar Produkcja w systemie CDN XL dziali się na dwa moduły – Kompletacji oraz Produkcji.

Moduł Kompletacja

Moduł Kompletacji oferuje rozwiązania pozwalające na definiowanie i wytworzenie produktów. System umożliwia zdefiniowanie składu produktu gotowego jak i półfabrykatów czy podzespołów. Możliwe jest definiowanie dla wyrobu wielu receptur pozwalając na obsługę wielowariantowości składników surowcowych i usług.

W systemie istnieje kartoteka zleceń kompletacyjnych na wytworzenie, jak i na dekompletację produktu. Posiadając listę wszystkich zleceń i pełną informację na ich temat w jednym miejscu, użytkownik płynnie zarządza ich realizacją. Z poziomu zlecenia generowane są odpowiednie dokumenty RW/PW na surowce konieczne do realizacji  zlecenia. Może się to odbywać dla całego zlecenia, poszczególnych produktów lub poszczególnych surowców związanych ze zleceniem. Możliwe jest także generowanie dodatkowych dokumentów RW np. dla materiałów nie związanych z wykorzystywaną normą kompletacyjną. System obsługuje także zwroty surowców oraz przyjęcia produktów ubocznych lub odpadów ze zlecenia kompletacji. W momencie ukończenia zlecenia, następuje rozliczenie zasobów materiałowych jak i usług. Automatycznie wyliczane są koszty związane z wytworzonymi na tym zleceniu wyrobami gotowymi. Rozliczanie zleceń produkcyjnych może odbywać się wg cen ewidencyjnych lub wg cen rzeczywistych. Dostępne są również mechanizmy częściowego rozliczania produkcji przy rozliczaniu  wg kosztów rzeczywistych – czyli możliwości naliczania kosztów produktów w trakcie trwania realizacji zlecenia. Z poziomu tego modułu, mając odpowiednie uprawnienia, można również dokonać księgowania dokumentów RW i PW. W każdej chwili użytkownik ma dostęp do dokumentów, które są związane z danym zleceniem np. czy i kiedy zostało wygenerowane zamówienie zakupu. W każdym momencie dostępny jest stan realizacji zlecenia obejmujący m.in. informacje o ilości i wartości kosztów rzeczywistych surowców pobranych na rzecz realizacji zlecenia. W każdej chwili istnieje możliwość podglądu stanów magazynowych, dostaw i zamówień na zakup. Posiadając odpowiednie  uprawnienia można ingerować w proces i strukturę danego wyrobu.

Funkcja umożliwiająca operowanie na zleceniach kompletacji wyłącznie dokumentami magazynowymi (WM i PM) pozwala na wyraźne rozdzielenie etapu realizacji zleceń od etapu ich rozliczania. Dzięki temu możliwe jest całkowite ukrycie wartości składników i produktów przed operatorami obsługującymi moduł oraz umożliwienie przekazywania gotowych wyrobów do dalszej obróbki bez konieczności rozliczania zleceń, w wyniku których te produkty powstały. Moduł obsługuje również proces dekompletacji, stosowany przy dekompozycji całości na elementy pierwsze (np. rozbiór, remont, procesy sortowania, przepakowanie itp.)

Moduł Produkcja – Obsługa zaawansowanych procesów wytwarzania

Moduł Produkcja pozwala na obsługę zaawansowanych procesów produkcyjnych. Opiera się on o możliwość kreowania i ewidencjonowania rozbudowanych struktur związanych z obsługą produkcji. Wykorzystując dostępne maszyny, narzędzia i inne zasoby, można wytworzyć zarówno produkty gotowe, jak i półprodukty czy podzespoły. Istnieje możliwość definiowania i łączenia ze sobą dowolnej  ilości obiektów (maszyny, ludzie, zespoły itp.), funkcji (realizowanych przez obiekty), procesów (poszczególnych technologii produkcji) oraz czynności (do wykonania w ramach technologii).

Definicja produktu i usługi

System umożliwia definiowanie dla wyrobu wielu norm technologii pozwalając na obsługę wielowariantowości składników surowcowych i usług wraz z przypisaniem dowolnych dokumentów w postaci elektronicznej np. rysunki techniczne, karty procesów itp.  Karta technologiczna pozwala również na rejestrację  kooperacji,  którą możemy zarządzać i rozliczać z poziomu zlecenia produkcyjnego.

Dzięki kalendarzom związanym z poszczególnymi obiektami oraz dodatkowymi parametrami opisującymi ich wydajności, możliwe jest planowanie i harmonogramowanie produkcji uwzględniające także procesy przestojów, zamówienia i plany sprzedaży oraz aktywne zlecenia produkcyjne. Planowanie realizacji zlecenia produkcyjnego można  wykonać od zadanego terminu lub na zadany termin, wraz z rozbijaniem czynności na wiele terminów.

Poza planowaniem całościowym możemy również skorzystać z:

• Planowania uproszczonego – system planuje czynności produkcyjne bez dobierania do nich zasobów (pracowników/maszyn). Na etapie produkcji możliwe jest dopisywanie zasobów do czynności
• Planowania szczegółowego (na „wąskie gardła” produkcyjne) – podczas układania harmonogramu do czynności dobierane są tylko wybrane przez Użytkownika zasoby (tzw. „wąskie gardła”)
• Planowania na okresy planistyczne (tzw. planowanie  zgrubne) – dające odpowiedź na

pytanie, w jakim czasie jesteśmy w stanie otrzymać określony produkt.

Oczywiście każdy z powyższych sposobów planowania umożliwia automatyczne przeplanowanie czynności, przeplanowanie konfliktów oraz planowanie całościowe.

Oprócz ewidencji, planowania i optymalizacji procesów produkcyjnych, system umożliwia rejestrowanie przebiegu produkcji (faktyczny czas,  stosowane zasoby, zużyte surowce i materiały) wraz z rozszerzoną informacją o pochodzeniu surowców, produktów i półproduktów na poziomie partii. Dzięki elastycznym mechanizmom definiowania procesów produkcyjnych możliwe jest wykorzystanie modułu przy obsłudze linii produkcyjnej, procesach przetwarzania surowców (przetwórstwo, sortowanie itp.) czy realizacji produkcji pod konkretne projekty.

Przekształcenie zamówienia klienta na zapotrzebowanie

Obieg dokumentów może rozpoczynać się już w momencie złożenia zamówienia, które przekształcane jest do zlecenia produkcyjnego. System weryfikuje dostępność materiałów, umożliwia wygenerowanie zapotrzebowania na brakujące części i pozwala na automatyzację obsługi zleceń. Moduł pozwala na planowanie realizacji zleceń w odniesieniu do kalendarzy i dostępności wszystkich zasobów koniecznych do realizacji zlecenia. Użytkownicy mogą także wykorzystywać interaktywny kalkulator kosztów realizacji produktu na technologii i zleceniu (bez konieczności planowania i realizacji zlecenia).

Realizacja zlecenia

Z poziomu zlecenia generowane są dokumenty rozchodowe (surowce, komponenty, półprodukty) oraz przychodowe (produkty lub półwyroby). Każde zlecenie wyposażone jest w karty pracy pozwalające ewidencjonować dodatkowe informacje niezbędne dla rozliczenia zlecenia i potrzeb ewidencji kadrowo płacowej.

Wycena produktów może odbywać się w oparciu o stałe ceny ewidencyjne, koszty bezpośrednie użytych materiałów (odpowiedniej partii pobranych surowców) lub szacunkowych kosztów rzeczywistych uwzględniających surowce, materiały pomocnicze, użyte urządzenia, wykonaną pracę oraz narzuty (np. koszty stałe lub naliczane okresowo). Do rozliczania produkcji system udostępnia możliwość księgowania kosztów materiałów bezpośrednich i stosowania kluczy podziałowych do rozksięgowania kosztów płac, amortyzacji, kosztów wydziałowych itp. Proces rozliczania produkcji może także uwzględniać ewidencję i rozbijanie kosztów przezbrojeń linii produkcyjnej na zlecenie lub z uwzględnieniem ich jako kosztów wspólnych (wydziałowych). Istnieje także możliwość częściowej realizacji i rozliczenia zlecenia (sprzedaż produktów z nie zamkniętego zlecenia).

Rozbudowany mechanizm rozliczania produkcji  umożliwia przypisywanie kosztów z różnych źródeł, do wszystkich obiektów produkcyjnych w ramach różnych kategorii. Źródłem kosztu przypisanego do produkcji może być dokument handlowy, zapis księgowy, składniki listy wynagrodzeń, saldo konta i inne obiekty kosztowe. Oprócz tego można przypisywać koszty nie posiadające źródła, np. dodatkowe narzuty.

W systemie dostępne są również wykresy obrazujące obciążenie obiektów.  Operacje planowania i przeplanowania produkcji można wykonywać za pomocą  edycji wykresu Gantt’a. Edycja pozwala na przesuwanie, rozciąganie lub skracanie pasków oznaczających planowany termin i czas czynności. W zależności od decyzji Użytkownika, dokonanie zmian skutkuje uwzględnieniem modyfikacji w planie produkcji lub automatycznym przeplanowaniem pozostałych czynności.

Kolejnym wykresem jest Wykres obciążenia obiektów. Wyświetla on również czas zajętości obiektów w formie graficznej, jednak czas ten wyświetlany jest dla listy obiektów.

Czas zajętości filtrowany jest według tych samych kryteriów co na wykresie Gantt’a, również oznaczenia kolorystyczne używane są analogicznie jak na poprzednim wykresie.

Prosty interfejs do realizacji produkcji

Na stanowiskach roboczych udostępniona jest łatwa i szybka możliwość rejestracji realizacji produkcji. Rejestracji tej służy prosty interfejs do rejestracji produkcji. Przystosowany do współpracy z ekranami dotykowymi oraz czytnikami kodów kreskowych znacznie usprawnia proces dostarczania informacji o przebiegu procesu produkcyjnego bezpośrednio do bazy. Dzięki temu, osoby zarządzające produkcją mają wgląd w aktualny postęp działań produkcyjnych prowadzonych na halach produkcyjnych. Schematy pracy w prostym interfejsie są w pełni konfigurowalne przez Użytkownika. Możliwa jest rejestracja faktu rozpoczęcia czynności i jej wykonania, ale również samo zarejestrowanie wykonania czynności. Uruchomienie rejestracji rozpoczęcia lub wykonania czynności może nastąpić bezpośrednio po wczytaniu odpowiedniego kodu na karcie pracy pracownika.

Business Intelligence

W modułach systemu CDN XL zgromadzonych jest bardzo wiele danych na temat różnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Teoretycznie możliwe jest dotarcie do każdej informacji na temat księgowości, płatności, czy magazynów firmy, ale niejednokrotnie udzielenie odpowiedzi na pytanie ile zarobiliśmy na sprzedaży towarów w niebieskim kolorze w Wielkopolsce w ciągu poprzedniego tygodnia, czy też jak kształtują się rzeczywiste koszty wytworzenia produktów w stosunku do wydatków planowanych może zająć kilka dni. A do tego wszystkiego, jeżeli będziemy chcieli ponownie stworzyć identyczny raport, tyle że oparty o świeże dane, to całą pracę nad analizą rozpoczniemy od zera.

Nie możemy tracić na to tyle czasu, bo poszukiwane informacje mają nam posłużyć do podejmowania różnych decyzji, np. o wysokości cen naszych usług, czy zmianie dostawców naszych towarów. Jeśli zareagujemy za późno, to możemy stracić wielu obecnych i potencjalnych klientów.

Uzyskiwanie odpowiedzi na temat funkcjonowania firmy byłoby syzyfową pracą, gdyby nie moduł Business Intelligence dostępny w systemie CDN XL. Jego rolą jest właśnie udostępnienie informacji na temat sytuacji przedsiębiorstwa i wspieranie procesu podejmowania decyzji biznesowych w firmie.

Architektura rozwiązania

Aby możliwy był szybki dostęp do aktualnych informacji wykorzystano moduł Business Intelligence, który został oparty o technologię hurtowni danych. Hurtownia to specyficzna baza danych, której struktura jest zoptymalizowana nie pod kątem zapisu danych, jak inne moduły systemu CDN XL, ale w celu szybkiego przeprowadzenia analiz. W efekcie osoby, które łączą się do raportów nie muszą długo czekać na istotne informacje.

Hurtownia zasilana jest danymi raz na dobę, w godzinach nocnych w trakcie tzw. transformacji ETL (ekstrakcja – transformacja – ładowanie), gwarantując w ten sposób dostęp do aktualnych informacji. Co bardzo istotne, cały ten proces odbywa się automatycznie! Dzięki zastosowanej architekturze użytkownicy przeglądający raporty łączą się do innej bazy, niż osoby pracujące z systemem CDN XL, co zapewnia wydajność całego rozwiązania.

Użytkownicy końcowi tworząc i przeglądając raporty łączą się nie do hurtowni danych, lecz tzw. kostek analitycznych. To właśnie w zaprojektowanych przez specjalistów Comarch kostkach, które swoją nazwę zawdzięczają wielowymiarowej strukturze umożliwiającej analizę danych z różnych perspektyw (np. wartość sprzedaży w podziale na produkt, czas i kontrahenta), przechowywana jest wiedza związana z funkcjonowaniem firmy w formie czytelnej dla użytkowników biznesowych.

Księga Raportów

Dostęp do danych powinien być realizowany w taki sposób, aby był łatwy dla osób, które nie posiadają zaawansowanej wiedzy z zakresu informatyki. Chodzi o to, aby mogły one poprzez zwykłych kilka kliknięć stworzyć potrzebny raport, czy analizę. Dlatego też w ramach naszego modułu dostępna jest Księga Raportów – narzędzie klasy Business Intelligence, czyli wspierające podejmowanie decyzji w firmie, które wykorzystywane jest do tworzenia i przeglądania zestawień analitycznych.

Osoba pracująca z Księgą tworzy raport korzystając z dostępnej listy pól. Aby zbudować potrzebną analizę po prostu przeciąga i upuszcza odpowiednie elementy z tej listy. I dzięki temu po chwili ogląda zestawienie przedstawiające liczbę wyprodukowanych produktów, czy uzyskaną marżę w podziale na regiony, czy kontrahenta.

Raz stworzony raport nie musi być budowany za każdym razem od początku. Jeśli zostanie zapisany, to użytkownik może otworzyć dane zestawienie następnego dnia, czy za miesiąc. Najważniejsze jest jednak to, że struktura raportu otwartego po kilku dniach będzie taka sama, tylko zostanie ona wypełniona aktualnymi danymi. W efekcie możliwe jest śledzenie na bieżąco informacji na temat stanów magazynowych, czy też terminowych i przeterminowanych należności przedsiębiorstwa.

Tworzone zestawienia mogą przybrać formę zarówno tabeli, wykresu, jak i stwarza możliwość wizualizacji danych w formie map! Księga Raportów stwarza także możliwość wyświetlenia kilku raportów jednocześnie, a także zapisania zbudowanego układu i odświeżania go w dowolnej chwili.

W module Business Intelligence informacje o funkcjonowaniu firmy zgromadzone są w tzw. kostkach analitycznych, z których każda jest skarbnicą informacji o konkretnym aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. w zakresie sprzedaży, produkcji, czy zakupów. Swoją nazwę kostki zawdzięczają wielowymiarowej strukturze, dzięki której możliwa jest analiza danych liczbowych (tzw. miar), np. ilości złożonych zamówień sprzedaży w różnych podziałach, (np. produkt, oddział, czy czas). Co bardzo istotne, możliwe jest wykorzystanie kilku podziałów, zwanych wymiarami równocześnie. Użytkownik korzystając z wybranej kostki może budować raporty korzystając z listy pól odpowiadających konkretnemu obszarowi funkcjonowania firmy.

Obszary analityczne

W ramach modułu Business Intelligence dostępne są obszary analityczne poświęcone:

• Logistyce – umożliwia śledzenie danych ilościowych i wartościowych na temat transakcji sprzedaży w rozbiciu np. na produkt, kontrahenta, czy formę płatności. Kostka pozwala na uzyskanie wglądu w informację o uzyskanej marży zarówno rzeczywistej, jak i uwzględniającej jedynie koszty zmienne, czy też na temat należności i zobowiązań wynikających ze sprzedaży. Zawiera ona także dane dotyczące handlowych dokumentów zakupu. Osoba korzystająca z kostki z łatwością uzyska informację na temat wartości dokonanego zakupu, wynikające z tego zobowiązania i należności, uzyskane rabaty, ilość, waga i objętość zakupionego towaru. Model zawiera także dane prezentujące datę dokonania zakupu, dostarczenia towaru, czy informujące o terminie płatności. Możliwe jest również prowadzenie analiz wszystkich zamówień realizowanych przez przedsiębiorstwo. Są to zarówno zamówienia klienta, zamówienia wewnętrzne, jak i zamówienia zakupu. W efekcie wykorzystania modelu użytkownicy końcowi mają ciągły wgląd w aktualne informacje na temat wszystkich zamówień bez względu na status ich realizacji. Kostka Handel i Logistyka umożliwia również analizę informacji na temat ilości i wartości towarów zgromadzonych w magazynach przedsiębiorstwa. Dzięki temu obszarowi osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową posiadają wiedzę nie tylko o tym na ile dni wystarczą zapasy poszczególnych produktów, ale także m.in. jak przedstawia się zamawiana ilość towaru na poszczególnych magazynach.
• Wynikom Operacyjnym – pozwala na kompleksowy wgląd w informacje na temat wyników finansowych uwzględniając przychody i koszty w wielu podziałach. Jednocześnie umożliwia prowadzenie specyficznych elementów kategorii finansowych tzw. Nie-Kosztów i Nie-Przychodów.
• Płatnościom – zapewnia analizę informacji na temat należności i zobowiązań przedsiębiorstwa. Dzięki kostce użytkownik bez trudu może uzyskać odpowiedź na pytanie, który z kontrahentów zalega ponad 60 dni z płatnością, jakich wpływów i wydatków należy oczekiwać w najbliższej perspektywie czasowej, czy też jak przedstawia się rotacja należności i zobowiązań w firmie. Jest to również miejsce zapewniające wgląd w informacje na temat historii zrealizowanych rozliczeń w firmie. Osoba korzystająca z kostki w bardzo krótkim czasie znajdzie odpowiedź na pytanie jak kształtuje się średni okres kredytowania wpłat i wypłat lub jakie są opóźnienia z nimi związane.
• Produkcji – gromadzi informacje na temat zleceń produkcyjnych, poszczególnych etapów procesu produkcyjnego oraz czasochłonności wykonania operacji przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów w przedsiębiorstwie. Dzięki niemu możliwa jest bardzo szybka analiza m.in. danych na temat ilości zleconych do realizacji, jak i rzeczywiście wytworzonych wyrobów, czy półwyrobów lub kosztów wytworzenia produktów i wykorzystania materiałów.
• Księgowości – umożliwia przeprowadzanie pełnych analiz obrotów i sald na kontach księgowych. Raporty mogą być tworzone na dowolny okres czasu z uwzględnieniem różnych okresów obrachunkowych. Obroty i salda mogą być analizowane w zależności od typu konta, wybranej klasy kont, czy waluty zapisów. Jednocześnie pozwala na wgląd w zestawienia księgowe tworzone w module Księgowość CDN XL, takie jak bilans, czy też rachunek zysków i strat w układzie kalkulacyjnym i porównawczym. Analiza zestawień może m.in. uwzględniać lub nie informacje zapisywaną w buforze oraz prezentować dane w przekroju wybranego dziennika księgowego.

Subskrypcja oraz alerty

Subskrypcja jest to nowy mechanizm, który umożliwia automatyczne wysyłanie każdego raportu zdefiniowanego w module CDN XL Business Intelligence do wyznaczonych osób o zdefiniowanej porze, poprzez pocztę e-mail.

Mechanizmy subskrypcji został stworzony, aby ułatwić sprawdzanie bieżącej sytuacji dla osób, które znajdują się poza firmą oraz pragną dostawać bieżące sprawozdania. Mechanizm alertów może z kolei ułatwić szybką reakcję na niepokojące zjawiska pojawiające się w naszej firmie.

Business Scorecard

Wdrożenie instrumentów monitorowania strategii przedsiębiorstwa takich jak Karty Wyników (Business Scorecard) w firmie bez wsparcia systemów informatycznych jest możliwe, ale jednocześnie bardzo trudne – wymaga ręcznej kalkulacji wartości poszczególnych wskaźników efektywności, a także poziomu realizacji celów przedsiębiorstwa. Co więcej, proces obliczania tworzących karty Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI – Key Performance Indicators) musi być powtarzany za każdym razem, gdy chcemy dokonać monitorowania realizacji strategii firmy, a co za tym idzie nie może być dokonywany na bieżąco.

Aby umożliwić przedsiębiorstwom korzystającym z CDN XL Business Intelligence wdrożenie i skuteczne monitorowanie Kart Wyników, specjaliści Comarch wprowadzili funkcjonalności związane z Business Scorecard do modułu Business Intelligence.

Dostęp do funkcjonalności Business Scorecard jest możliwy po prostu poprzez Księgę Raportów.

W narzędziu możliwe jest samodzielne stworzenie Kluczowych Wskaźników Efektywności. Użytkownicy po połączeniu z bazą analityczną mogą zbudować interesujący ich wskaźnik. Co bardzo istotne, wskaźnik ten będzie tworzony w kilku krokach za pomocą bardzo prostego w użyciu kreatora.

Po stworzeniu niezbędnych KPI możliwa będzie budowa samej Karty Wyników. W tym celu użytkownik będzie mógł w wybranych przez siebie perspektywach hierarchicznie uporządkować KPI. Ponadto będzie istniała możliwość określenia, poprzez definiowanie wag, znaczenia konkretnego wskaźnika dla realizacji nadrzędnego celu przedsiębiorstwa. Jednocześnie możliwe będzie w bardzo prosty sposób określenie parametru czasowego, dla jakiego cała Karta ma być prezentowana.