NetSuite poprawia zaopatrzenie i zakupy. Odpowiada za dokładność procesów, od zamówienia do zapłaty i optymalizuje je pod kątem pewności kosztów. Pozwala kupować towary i usługi w najlepszych cenach i na czas. Oszczędza czas, a także zmniejsza koszty poprzez kierowanie zakupów do zatwierdzonych dostawców i po wcześniej wynegocjowanych cenach. Poprawia również widoczność transakcji poprzez dostarczanie informacji w czasie rzeczywistym na temat wydatków firmy i wydajności dostawców.
NetSuite usprawnia i poprawia dokładność procesu, od zamówienia do płatności automatyzując i łącząc kluczowe transakcje zakupowe. Zapewnia zatwierdzanie i dopasowanie workflow w celu wsparcia kontroli wewnętrznej i wymagań zgodności
Zaopatrzenie i zakupy – główne zalety i funkcjonalności NetSuite:
Zalety i funkcjonalności w zaopatrzeniu z NetSuite:
- Zarządzanie dostawcami i portal dostawców,
- Zautomatyzowane zapytania ofertowe:
- Ustalanie warunków handlowych,
- Zapewnienie zgodności z warunkami handlowymi,
- Zbiorcze zamówienia zakupu (Blanket PO’s),
- Zautomatyzowany proces zarządzania zamówieniami,
- Zatwierdzenia i inteligentny workflow,
- Wgląd w oczekiwane terminy dostaw, wymagania jakościowe i specyfikację,
- Przetwarzanie faktur dostawców,
- 3 drogi dopasowania i płatności,
- Usprawniony proces zgłaszania zapotrzebowania i zatwierdzania zakupu towarów i usług,
- Zgłaszanie zapotrzebowania – Przepływ i zatwierdzenie zapotrzebowania na zakup jest kontrolowane przez zautomatyzowane przesyłanie zgłoszeń do zatwierdzenia (workflow).
Zarządzanie dostawcami
Dostawców można łatwo wdrożyć, a następnie regularnie poddawać audytowi. Każda transakcja jest śledzona, analizowana, a następnie dołączana do karty wyników dostawcy, umożliwiając użytkownikom łatwe śledzenie ich wydajności. Portal dostawców to dodatkowa bezpłatna funkcja, która umożliwia szybką i łatwą współpracę z dostawcami.
Zapytania ofertowe
Funkcja zapytania ofertowego NetSuite pozwala na łatwe zarządzanie wszystkim z jednego ekranu. Funkcjonalność obejmuje: zbieranie wymagań, wybór dostawców, przekazywanie specyfikacji, przyjmowanie ofert i aktualizowanie cen. Po wybraniu dostawcy wszystkie informacje są automatycznie aktualizowane w rekordach dostawcy i pozycji. Użytkownicy mogą również tworzyć umowy zakupu, a funkcję workflow można wykorzystywać tam, gdzie wymagane są zatwierdzenia.
Umowy zakupu
Moduł pozwala ustalać warunki handlowe i zapewniać zgodność. Kontrakty mogą być ustanawiane ręcznie lub automatycznie na podstawie zapytań o cenę, a także mogą być tworzone na przyszłe daty z automatyczną aktywacją. Funkcjonalność pozwala na zdefiniowanie minimalnych i maksymalnych wydatków, a NetSuite śledzi również łączne kwoty zakupowe, rozliczone i otrzymane.
Zbiorcze zamówienia zakupu (Blanket PO’s)
Moduł umożliwia ustalanie i śledzenie określonych harmonogramów dostaw. W przypadku stosowania w połączeniu z umowami zakupu rozwiązanie daje pełną kontrolę nad tym, kiedy otrzymamy produkty i ile za nie zapłacimy.
Zakupy
System wspiera realizację planów zakupowych w celu spełnienia oczekiwań dotyczących poziomu usług. NetSuite pomaga zarządzać i automatyzować zadania międzyfunkcyjne oraz sprawić, aby proces składania, zarządzania i przyspieszania zamówień był niezwykle prosty. W połączeniu z globalnymi możliwościami NetSuite firmy mogą łatwo zarządzać wszystkimi potrzebami zakupowymi w dowolnym miejscu i czasie.
Zgłoszenie zapotrzebowania
Proces zapotrzebowania NetSuite może zostać uruchomiony przez dowolnego pracownika za pośrednictwem workflow. Przepływ i zatwierdzenie zapotrzebowania na zakup jest kontrolowane przez zautomatyzowane przesyłanie zgłoszeń do zatwierdzenia (workflow).
Zarządzanie zamówieniami zakupowymi
Tworzenie zamówień zakupu i zarządzanie nimi jest jednym z najprostszych aspektów systemu. Ekran pozycji zamówienia jest głównym miejscem, w którym użytkownik monitoruje listę pozycji do uzupełnienia, niezależnie od tego, czy są one generowane z procesu planowania dostaw, ogólnych zamówień zakupu czy parametrów punktów ponownego zamówienia. NetSuite pozwala zamówić kombinację zapasów, wydatków i usług w ramach tego samego zamówienia. Jeśli istnieje umowa zakupu, odpowiednie ceny zostaną zastosowane automatycznie. Rozwiązanie pozwala dostosować przypomnienia tak, aby informować, kiedy oczekuje się otrzymania zamówień. Proste listy w NetSuite pomagają zautomatyzować i przyspieszyć proces zarządzania zamówieniami.
Zatwierdzenia i workflow
NetSuite oferuje dwa procesy zatwierdzania. Pierwszy to prosty proces zatwierdzania oparty na kwocie przypisanej pracownikowi. Jeśli wysokość zamówienia/faktury zostanie przekroczona pracownik będzie musiał uzyskać zgodę na niej realizację.
W przypadku bardziej zaawansowanych czynników warunkujących możliwość podjęcia samodzielnej decyzji przez pracownika firmy korzystają zatwierdzania SuiteFlow, które są dostarczane z konfigurowalnymi przykładowymi workflow’ami. Workflow można modyfikować w celu uwzględnienia takich aspektów, jak budżety działów, lokalizacja, typ elementu lub projekt. Pojawienie się któregoś ze wskazanych w workflow elementów sprawi, że pracownik automatycznie będzie musiał uzyskać zatwierdzenie dla tej operacji. Graficzny charakter narzędzia workflow ułatwia tworzenie, monitorowanie i konserwację.
Planowanie zaopatrzenia
NetSuite Advanced Procurement usprawnia proces zapotrzebowania i zatwierdzania zakupu towarów i usług, dostarczając intuicyjny formularz wprowadzania danych dla pracowników w celu przesyłania wniosków bez konieczności znajomości nazwy dostawcy dla towaru do zakupu. Rozwiązanie dostarczą również inteligentny workflow, który przyśpiesza zatwierdzanie zamówień poprzez kierowanie próśb o akceptację do odpowiednich osób. Zapewnia także widoczność w czasie rzeczywistym i umożliwia śledzenie statusu zamówienia w celu przeglądania zamówień zakupu powiązanych z zapotrzebowaniem. Pozwala także na konsolidację pozycji z wielu zamówień na jedno zamówienie.
Zakupy kontraktowe i zamówienia zbiorcze
Usprawnia proces zakupu w celu zaspokojenia rocznego zapotrzebowania na towary i usługi, zapewniając umowy zakupu, które wspierają warstwowe ceny z potencjalnymi rabatami na całkowitą kwotę zakupu. Zapewnia również ogólne zamówienia zakupu, które obsługuje ustalanie cen dla ustalonych ilości i dostaw przy użyciu określonego harmonogramu. Rozwiązanie ułatwia tworzenie zamówień zakupu, które automatycznie obejmuje warunki umowy i informacje o cenach z umów zakupu lub ogólnych zamówień zakupu.
Przyjęcie towaru
NetSuite ułatwia jasne przekazywanie zamówionych produktów oraz daje wgląd w oczekiwane terminy dostaw, wymagania jakościowe i specyfikację. Dzięki systemowi udostępnianie informacji wszystkim stronom jest proste. Korzystający z portalu dostawcy mogą zalogować się w dowolnym momencie i uzyskać istotne informacje dotyczące zamówienia. Komunikacja związana z potwierdzaniem i aktualizacją jest zautomatyzowana, a faktyczny proces odbioru można wykonać za pomocą skanerów kodów kreskowych, czemu służy rozwiązanie NetSuite do zarządzania magazynem (NetSuite’s Warehouse Management Solution).
Przetwarzanie faktur dostawców
Otrzymywanie i wprowadzanie faktur od dostawców jest pierwszym krokiem w procesie realizacji cyklu zamówień na płatności. Gdy dostawca przesyła fakturę do zamówienia zakupu, NetSuite pozwala użytkownikom wybrać zamówienie, na podstawie którego została wystawiona faktura i wstępnie wypełnia wszystkie istotne informacje w celu weryfikacji. Rachunki dostawców można również wprowadzać ręcznie, importować z pliku CSV lub automatycznie importować za pośrednictwem usług internetowych (wymagana jest ściślejsza integracja).
3 drogi dopasowania i płatności (3-Way Match and Pay)
Po wprowadzeniu do systemu zamówienia, paragonu i rachunku rozpoczyna się formalny proces porównywania i dopasowywania tych dokumentów. NetSuite ma standardowe pola do określenia typowych kryteriów dopasowania, które powinny być stosowane wraz z workflow opartymi na SuiteFlow (umożliwiają obsługę wyjątków przy automatycznym zatwierdzaniu). Po zatwierdzeniu dział rachunkowy może określić, które rachunki należy zapłacić i w jakich ramach czasowych, aby zoptymalizować przepływy pieniężne.
