fbpx

Finanse

RamBase i moduł finanse pomaga monitorować i uzgadniać zapisy i operacje finansowe w księdze głównej. Pozwala tworzyć raporty dotyczące przedawniania się należności oraz tworzyć sprawozdania finansowe, raporty i analizy, które pomagają podejmować zarówno krótko jak i długoterminowe decyzje.

Finanse w RamBase

Główne obszary wsparcia RamBase

Należności

System obsługuje płatności od klientów, przypomnienia, salda klientów i należne kwoty.

Zobowiązania

RamBase obsługuje płatności dla dostawców, salda należnych kwot i przyszłe dostawy.

Płynność finansowa

Obsługa płatności przychodzących i wychodzących ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu płynnością. System oferuje rozwiązania dotyczące ręcznej i elektronicznej obsługi płatności. Konfiguracja, konserwacja i monitorowanie kont bankowych są uwzględnione w tym procesie.

Aktywa

Rejestr środków trwałych zawiera szczegółowy przegląd amortyzacji miesięcznej. System dostarcza narzędzie do zarządzania cyklem życia każdego pojedynczego zasobu.

Budżet

RamBase wspiera budżetowanie poprzez prowadzone analizy i planowanie, które uwzględniają wartości rzeczywiste i historyczne. Możliwe jest grupowanie kont księgi głównej, aby ułatwić porównywanie danych.

Finanse i księgowość – główne funkcjonalności

  • Obsługa należności i zobowiązań,
  • Konfiguracja i monitorowanie kont bankowych,
  • Budżetowanie,
  • Definiowanie i grupowanie kont,
  • Rejestr VAT,
  • Obsługa wymiarów, działów, podział na projekty i zasoby,
  • Księga główna (uzgadnianie kont, korekta księgowań i okresów, zamykanie okresów obrachunkowych, bilanse, odchylenia),
  • Fakturowanie sprzedaży, płatność z góry, faktury zaliczkowe,
  • Konfigurowanie i uzgadnianie kont bankowych,
  • Rejestr płatności wychodzących i przychodzących,
  • Rozliczanie i księgowanie zapasów oraz ich inwentaryzacja,
  • Obsługa handlu międzynarodowego (faktury, płatności, raporty).

    Otrzymaj wycenę
    Więcej
    Więcej

    Rejestry podstawowe

    Plan kont ma kluczowe znaczenie w strukturze finansów. Każda firma ma swój własny, unikalny plan kont.

    Grupy kont

    Funkcja grupowania kont jest elastyczna, aby spełnić różne potrzeby. Grupowanie kont umożliwia kompilację budżetu i kont. Rozwiązanie pomaga w raportowaniu i analizach.

    Definicje kont

    Konto księgi może mieć określoną funkcję. Bank, zapasy, należności i zobowiązania to przykłady rachunków, które można skonfigurować z modułem finansowym i resztą modułów w systemie.

    Podatek od towarów i usług (VAT)

    RamBase ułatwia prowadzenie rejestru podatku VAT. Transakcje można księgować z podatkiem lub bez niego. W oparciu o konfigurację modułu finansowego system wyświetla sugestię wysłania odpowiedniej wiadomości. Rejestr VAT stanowi podstawę zgłaszania i rozliczania podatków. W RamBase jest to możliwe również w handlu poza granicami jednego kraju dzięki międzynarodowym raportom podatkowym.

    Wymiary

    W RamBase można połączyć kilka wymiarów z jednym kontem księgi. Mogą istnieć potrzeby dotyczące wymiarów, które nakładają się na siebie. Przykładem jest kilka działów powiązanych z tym samym projektem. Inne wymiary mogą być jednostką kosztu, dzielnicą geograficzną lub personelem.

    Działy

    Moduł służy do wydzielania kosztów działań związanych z określonym działem. Istnieje kilka sposobów utworzenia działu. Można określić dowolną ilość działów i w oparciu o tą klasyfikację tworzyć raporty i analizy.

    Projekty

    Projekt jest zwykle działaniem trwającym przez pewien okres. Często obejmuje wiele procesów. Moduł projektów w RamBase służy do izolowania kosztów dla konkretnego działania. Projekt może mieć plan i budżet. System umożliwia porównanie budżetu i faktycznych kosztów. Konfiguracja projektu w systemie zapewnia, że ​​ obejmuje on wszystkie odpowiednie dane. Moduł ten jest wyłącznie wymiarem księgowym.

    Zasoby

    Moduł służy do śledzenia przychodów i wydatków związanych z jednym składnikiem aktywów. Jest on wyłącznie wymiarem księgowym. Plan amortyzacji i historia poprzednich amortyzacji są przechowywane w rejestrze środków trwałych.

    Księga główna

    Księga główna (General Ledger) to kompletny rejestr wszystkich transakcji finansowych w firmie. Księga główna zawiera wszystkie informacje, które są potrzebne do przygotowania sprawozdań finansowych i obejmuje rachunki aktywów, pasywów, kapitału własnego, przychodów i kosztów. Wszystkie transakcje są księgowane w księdze głównej, ręcznie lub automatycznie przez system.

    W ramach księgi głównej RamBase zapewnia:

    • Dokładne sprawozdania finansowe,
    • Zgodność księgi głównej z księgami pomocniczymi i innymi zapisami w systemie,
    • Spójność między księgami księgi głównej a „światem rzeczywistym”,
    • Identyfikowalność i weryfikowalność wpisów,
    • Pełną zgodność z polskimi przepisami, w szczególności z Ustawą o rachunkowości i ustawą o podatku od towarów i usług (VAT)

    Zaawansowany interfejs między transakcjami a księgami zapewnia narzędzia do uzgadniania i zapewniania jakości, które umożliwiają śledzenie przepływów finansowych oraz wysokiej jakości zamknięcia okresów rozliczeniowych

    Zadania związane z księgą główną obsługiwane przez RamBase:

    • Korekta księgowania,
    • Korekta okresów,
    • Uzgadnianie kont księgowych, VAT i kont bankowych,
    • Zamykanie okresów obrachunkowych,
    • Sprawdzanie wartości bilansowych,
    • Obsługa odchyleń.

    Należności

    Fakturowanie sprzedaży

    Istnieje wiele sposobów tworzenia faktury, która może być oparta na towarach, kosztach, wynajmie, umowach i subskrypcji. RamBase bierze pod uwagę wymagania Twojej firmy oraz klientów podczas tworzenia dokumentów transakcyjnych. Rozwiązanie pozwala również na konsolidację faktur i rozliczanie płatności gotówkowych.

    Płatności z góry i faktury zaliczkowe

    Płatność z góry jest powszechnym terminem płatności w przypadku dużych zamówień ze względu na czas między zamówieniem a dostawą. W RamBase możliwe jest tworzenie zaawansowanych faktur dla faktur etapowych.

    Fakturowanie zaliczkowe służy do tworzenia faktury sprzedaży na podstawie zamówienia sprzedaży zanim towary zostaną wysłane do klienta. Można tego dokonać, gdy zostanie zawarta umowa z klientem, zgodnie z którą części zostaną zafakturowane przed wysyłką towarów. Mogą to być umowy na określone daty lub umowy na podstawie konkretnego zakończonego procesu. W RamBase faktury zaliczkowe można wystawiać na podstawie zaawansowanego planu faktury. 

    RamBase daje przegląd otwartych zamówień i przepływów pieniężnych klienta. Pozwala sprawdzić, czy istnieje potrzeba ponownego wysłania faktur, wysłania wyciągu z konta, wysłania ponagleń lub obliczenia odsetek. Prezentowane informacje pozwalają zdecydować, czy klient powinien mieć możliwość składania nowych zamówień przed zapłaceniem starych zobowiązań. Wskazane może być ustawienie limitu kredytu dla klienta, aby zmniejszyć ryzyko straty, w przypadku braku płatności.

    Zobowiązania

    Zobowiązania są połączone z księgą główną za pomocą księgi rozrachunków z klientami.  Rozrachunki z klientami zawierają przegląd wszystkich transakcji między firmą a nimi i służą do śledzenia rozliczeń otwartych i zamkniętych w księdze głównej.

    Fakturowanie od dostawcy

    Możliwe jest automatyczne importowanie otrzymanych faktur dostawców. W zależności od rodzaju transakcji prowadzącej do dostawcy faktury są obsługiwane w systemie na różne sposoby.

    Istnieje wiele różnych rodzajów transakcji. Niektóre z nich związane są z zakupami i odbiorem towarów, np. zakup towarów / materiałów lub materiałów eksploatacyjnych według zapotrzebowania. Inne transakcje nie są bezpośrednio związane z zakupami, np. regularne wydatki, takie jak czynsz, prąd lub subskrypcje.

    Przegląd zobowiązań

    RamBase monitoruje stan płatności faktur i pokazuje zaktualizowany przegląd zobowiązań.

    Księga zobowiązań

    Księga zobowiązań stanowi wewnętrzną podstawę zarządzania płynnością finansową i działań dotyczących płatności. RamBase pozwala kontrolować płatności, daje wgląd w otwarte płatności klientów i przepływy pieniężne. Umożliwia ponowne wysłanie faktur, generowanie historii płatności czy zobowiązań klienta, wysłanie noty odsetkowej czy obliczanie odsetek. Dzięki danym, które generowane są w księdze zobowiązań firma otrzymuje wszelkie informacje pozwalające zdecydować, czy klient będzie miał możliwość składania kolejnych zamówień. W RamBase można również ustalać limity kredytowe dla klientów, których przekroczenie automatycznie uniemożliwi składanie kolejnych zamówień.

    Obsługa kredytu

    Gdy firma otrzymuje notę ​​kredytową od dostawcy, musi ona zostać ręcznie zarejestrowana w RamBase. Noty kredytowe mogą być odpowiedzią na reklamacje dotyczące otrzymanych towarów, usług lub nieporozumienia dotyczące cen.

    Zarządzanie kontami

    RamBase zapewnia narzędzia, dzięki którym można monitorować przepływy pieniężne i dokonywać niezbędnych transakcji w wydajny i niezawodny sposób.

    Proces zarządzania gotówką odzwierciedla rzeczywiste konta bankowe, a RamBase daje kontrolę nad płynnością firmy i saldami wielu rachunków bankowych. System zapewnia narzędzia do zarządzania przepływami pieniężnymi.

    Konfiguracja konta bankowego

    Firma zwykle ma wiele różnych rodzajów kont bankowych, takich jak rachunki operacyjne, rachunki podatkowe i rachunki inwestycyjne. W RamBase wszystkie konta bankowe mogą być połączone z unikatowymi kontami w planie kont.

    Zarejestrowanie płatności przychodzących

    Płatności przychodzące można rejestrować ręcznie lub automatycznie. Jeśli firma posiada wielu klientów i dużą liczbę transakcji, można zwiększyć efektywność rejestracji, korzystając z EDI (Electronic Data Interchange). Zmniejszy to ryzyko błędów, a należności będą zawsze aktualizowane.

    Płatności wychodzące

    Płatności wychodzących można dokonywać ręcznie lub automatycznie. Na podstawie zaktualizowanych sald z rozrachunków z klientami spłacany jest dług za pośrednictwem banku.

    Uzgodnienie kont bankowych

    Po uzgodnieniu kont bankowych RamBase dostarcza w systemie przegląd informacji na temat płynności finansowej firmy.

    Inwentarz / zapasy

    W RamBase przechowuje wszystkie szczegóły dotyczące operacji logistycznych (przychodzących i wychodzących) w magazynie na poziomie transakcji. Transakcje logistyczne w systemie nie muszą być księgowane bezpośrednio na kontach księgi głównej. Salda zapasów są przechowywane w osobnym rejestrze. Wartości w tym rejestrze są przeliczane co noc i importowane do księgi głównej automatycznie, zgodnie z harmonogramem lub ręcznie.

    W systemie istnieje ustawienie, pozwalające decydować, czy salda zapasów powinny zostać zaimportowane do księgi głównej jako kwota całkowita, czy też podzielone między wartość zapasów fizycznych i salda produkcji w toku.

    Saldo zapasów nie obejmuje towarów będących własnością klienta lub dostawcy, tylko towary będące własnością firmy. Informacje o saldzie zapasów są pogrupowane według produktu, waluty, lokalizacji magazynu i wymiarów konta, takich jak dział, projekty itp. Zawierają także informacje o obrocie każdego artykułu.

    Budżetowanie

    RamBase obsługuje wprowadzanie budżetów i ich raportowanie. Budżety można tworzyć w RamBase lub w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie importować do RamBase. Budżet można podzielić na jeden zapis/pozycję na konto budżetowe, okres, dział i projekt. RamBase obsługuje prostą konsolidację budżetów. Jeśli różne arkusze kalkulacyjne nie zawierają tej samej kombinacji konta, okresu, działu i projektu, budżet zostanie skonsolidowany podczas ładowania do RamBase. Umożliwia to podział procesu budżetowego na różne działy i projekty.

    Pozycje budżetu są przechowywane na osobnych kontach budżetowych i odwzorowywane względem Planu kont lub elastycznej struktury grupy kont w RamBase. Daje to elastyczność w strukturze budżetu. Budżety można umieszczać zarówno na kontach sald, jak i wynikowych.

    System pozwala na kontrolę przychodów i kosztów, które są podstawą do porównania i analizy. Budżetowanie jest narzędziem do planowania i pomiaru rozwoju finansowego.

    Jednym ze sposobów pracy z budżetem jest porównywanie sald kont z kontami budżetowymi, tworzenie analiz i podstaw dla nowych budżetów w ramach codziennych zadań. Innym sposobem pracy jest budżetowanie raz lub dwa razy w roku i tworzenie budżetu na podstawie danych i doświadczeń z poprzedniego roku. Trzecie podejście do budżetowania polega na stworzeniu prognozy sprzedaży i przyjrzeniu się kluczowym parametrom kosztów.

    Tworzenie budżetu

    Budżet tworzony jest w osobnym rejestrze. Budżet wraz z połączeniami z planem kont, okresami i wymiarami jest przechowywany w rejestrze budżetu.

    Import budżetu

    Budżet można zaimportować za pomocą pliku Excel (format CSV). Korzystanie z Excela zwiększa efektywność rejestracji budżetu w RamBase.

    Ręczna rejestracja budżetu

    Możliwe jest wykorzystanie ręcznej rejestracji budżetu. Jest ona bardziej czasochłonna, daje jednak dodatkową, większą kontrolę nad danymi.

    Porównanie budżetu z księgą główną

    Ważne jest porównanie budżetu z księgą główną. Możliwe jest użycie grupy kont, aby ułatwić porównanie.

    Handel międzyfirmowy

    Handel międzyfirmowy to procesy przeprowadzane między firmami w grupie (z tą samą firmą macierzystą). Z perspektywy finansowej zwykle dotyczy to fakturowania, płatności i raportowania.

    RamBase pozwala na tworzenie faktur międzyfimowych, które są rejestrowane i uzgadniane. System rejestruje i uzgadnia płatności międzyfirmowe, pozwala na konsolidację raportów i tworzenie faktur wewnętrznych.

    Automatyzacja procesów finansowych między firmami usprawnia ich przegląd. Księgi z grupy są automatycznie rejestrowane w wewnętrznym wymiarze handlowym, co umożliwia konsolidację i podsumowanie raportów na poziomie grupy firm.

    Fakturowanie międzyfirmowe

     Istnieją dwa sposoby fakturowania międzyfirmowego:

    • Faktury sprzedaży wysyłane z jednej firmy do drugiej w ramach grupy i zostają skopiowane do systemu drugiej firmy.
    • W przypadku towarów wysyłanych ze wspólnego magazynu faktury wewnętrzne i noty kredytowe mogą być tworzone automatycznie. Księgowi w obu firmach muszą następnie ręcznie zarejestrować faktury / noty kredytowe we własnym systemie.

    Płatności międzyfirmowe

    Płatności międzyfirmowe zawierają przegląd przychodzących i wychodzących płatności powiązanych z firmą. Jeśli w systemie firmy brakuje płatności, można je utworzyć z aplikacji do płatności międzyfirmowych.

    Konsolidacja raportów

    Dane finansowe mogą być gromadzone ze wszystkich spółek w grupie. Raporty utworzone w edytorze raportów finansowych można skonsolidować w tej grupie. Strukturę konta jednej firmy można zdefiniować jako wzorzec raportu.

    Konsolidację raportów można również przeprowadzić przy użyciu dedykowanych raportów konsolidacyjnych. Te raporty zawierają listę transakcji międzyfirmowych i upraszczają proces tworzenia skonsolidowanych kont.

    Na podstawie wstępnej konfiguracji systemu międzyfirmowego wszystkie transakcje międzyfirmowe mogą być automatycznie rejestrowane w księdze głównej z dedykowanym wymiarem konta. Umożliwia to raportowanie o wszystkich transakcjach międzyfirmowych.

    Fakturowanie wewnętrzne

    Fakturowanie wewnętrzne dotyczy fakturowania w ramach jednej firmy, np. z jednego działu do drugiego. Sposób przeprowadzania fakturowania wewnętrznego zależy od wymagań firmy dotyczących księgowania kosztów.

    Wymiary Analityczne

    W wymiarach analitycznych szczegóły np. dział czy lokalizacja są konfigurowane jako wartości wymiarów kont. Nadanie odpowiednich wymiarów wspiera grupowanie i filtrowanie danych.

    Wymiar może być dowolną cechą operacyjną uznaną za przydatną do śledzenia wydajności, taką jak szczegóły organizacyjne (działy, jednostki biznesowe, filie) lub szczegóły związane z generowaniem przychodów (kanały, produkty, klienci).

    Dzięki nadaniu odpowiednich wymiarów otrzymujemy odpowiedni dla naszych wymagań zbiór danych do zaawansowanej analizy i raportowania. Takie rozwiązanie umożliwia śledzenie przychodów i wydatków na dowolnym poziomie szczegółowości.