System zintegrowany czy zintegrowane systemy? – Tomasz Woch

Decydując się na wdrożenie systemu informatycznego, musimy dokonać wyboru rozwiązania najodpowiedniejszego pod kątem naszych potrzeb oraz możliwości.Co jednak, jeżeli żadne z dostępnych na rynku narzędzi nie odpowiada w pełni naszym oczekiwaniom lub nie mieści się w założonym budżecie? Nie zawsze system zintegrowany to najlepsza opcja. Wyjściem z takiej sytuacji może okazać się wdrożenie kilku mniejszych narzędzi zamiast jednego zintegrowanego systemu.

Przeczytaj:

Skąd wzięło się przekonanie, że jeden System zintegrowany to najlepsze rozwiązanie?

Na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat na rynku pojawiły się bowiem powszechnie zintegrowane systemy do zarządzania przedsiębiorstwem, zastępując szereg odrębnych rozwiązań dedykowanych do poszczególnych obszarów, m.in. takich jak: fakturowanie, księgowość, kadry i płace, kontroling czy zarządzanie produkcją, zasobami, relacjami biznesowymi.

Trochę historii

Wcześniej firmy zmuszone były w każdym z tych obszarów wdrażać odrębne oprogramowanie. Wiązało się to zarówno z panującą wtedy filozofią tworzenia oprogramowania komputerowego, jak i z istniejącymi w tamtym czasie ograniczeniami. Jakość i szybkość połączeń sieciowych oraz łączność z Internetem były zdecydowanie gorsze niż dzisiaj. Mniejsze były zatem możliwości pracy sieciowej czy w systemach rozproszonych. Dane pomiędzy oprogramowaniem były często przenoszone w plikach wymiany zapisywanych na zewnętrznych nośnikach. W związku z tymi ograniczeniami praca na wielu systemach była zatem mniej ergonomiczna i wydajna.

W latach 90. królował system zintegrowany

Od lat 90. zapanowało więc powszechne przekonanie, że najlepszym rozwiązaniem jest jeden system zintegrowany, w którym można realizować maksymalnie dużo zadań. Praca w jednym zintegrowanym systemie jest szybsza i bardziej ergonomiczna, nie ma już konieczności ręcznego przenoszenia danych, a obsługa jednego spójnego systemu okazuje się dla użytkowników łatwiejsza. Mniej też czasu trzeba poświęcić na szkolenie, konfigurację poszczególnych modułów oraz zarządzanie danymi.

Jeden zintegrowany system, w porównaniu do modelu opartego na kilku oddzielnych modułach, zdaje się więc być rozwiązaniem zdecydowanie lepszym i posiadającym wyłącznie same zalety. Jednak czy w każdej sytuacji wdrożenie dużego zintegrowanego systemu jest dla firmy najlepszą propozycją? Czy wdrożenie dla różnych obszarów przedsiębiorstwa kilku oddzielnych rozwiązań może okazać się lepszą alternatywą?

Czy jeden system zintegrowany to zawsze dobry wybór?

Koszty wdrożenia

Należy zwrócić uwagę na kilka istotnych problemów wiążących się z wdrożeniem jednego zintegrowanego systemu. Jednym z najbardziej oczywistych jest kwestia kosztów. Zakup i wdrożenie dużego systemu oznaczają również wysoki koszt takiej inwestycji. Wiele firm nie stać na tak wielkie obciążenie finansowe w krótkim czasie. Zakup mniejszego, posiadającego jedynie niezbędne funkcjonalności, systemu może okazać się tańszy, a dokupienie innych modułów/systemów może być możliwe w późniejszym czasie, w miarę możliwości finansowych firmy.

Czas wdrożenia

Kolejna kwestią jest żmudny i mocno rozciągnięty w czasie proces wdrażania tak złożonego oprogramowania. Powstaje w związku z tym ryzyko, że przyjęte na początku wdrożenia założenia i oczekiwania w międzyczasie zdezaktualizują się.

Dowiedz się:

Zanim wdrożenie zostanie ukończone, mogą zmienić się potrzeby firmy, jej sytuacja rynkowa czy plany rozwoju. Sukcesywne wdrażanie różnych systemów w poszczególnych obszarach przedsiębiorstwa może okazać się bardziej adekwatne do bieżących potrzeb firmy.

Dopasowanie do systemu

Ponadto, dokonując wyboru jednego zintegrowanego systemu, skazani jesteśmy na wdrożenie w niektórych obszarach funkcjonalności nie do końca odpowiadających naszym oczekiwaniom i potrzebom. W przypadku, gdy na rynku nie ma systemu dopasowanego do naszych potrzeb firmy są zmuszone albo dopasować się do systemu albo dopasować system do siebie. Dopasowanie systemu do przedsiębiorstwa wiążę się z przeprowadzaniem dostosowań (customizacji), które powodują dodatkowe koszty oraz rozciągnięcie realizacji przedsięwzięcia w czasie. Wybierając natomiast kilka różnych systemów zamiast jednego, mamy możliwość wybrania dla każdego obszaru najlepszego rozwiązania w tym zakresie (tzw. best of breed) lub najbardziej dopasowanego do naszych potrzeb rozwiązania. Wybierając jednak kilka systemów warto zwrócić uwagę na możliwość ich integracji oraz przesyłania danych pomiędzy nimi.

Należy uważać, ponieważ źle dobrany koszyk systemów może sprawić, że niektóre czynności będziemy musieli wykonywać kilka razy.

Bezpieczeństwo danych

Jeden system to także jedna wielka baza danych, do której dostęp mogą mieć liczni użytkownicy poszczególnych modułów. Istnieją sytuacje, w których wdrożenie kilku mniejszych modułów zamiast jednego systemu jest bezpieczniejsze. Przykładem może być tutaj firma prowadząca sprzedaż przez Internet. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozdzielenie sklepu internetowego i systemu do zarządzania firmą. Takie rozwiązanie zapewnia oddzielne bazy danych dla obu platform. W razie ewentualnego ataku na sklep internetowy niebezpieczeństwo kradzieży danych, ich modyfikacji lub usunięcia zostaje ograniczone wyłącznie do bazy sklepu internetowego.

Zwiększające się bezpieczeństwo

Jednak ochrona danych w jednolitych systemach ERP cały czas się poprawia. Coraz bardziej powszechne i dostępne są systemu oparte o rozwiązania chmurowe (cloud solutions). W przypadku wyboru takiego systemu, to jego dostawca bierze odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych w związku z czym, jakość zabezpieczeń jest bardzo wysoka. Bezpieczeństwo danych w systemach on-premise (instalowanych in infrastrukturze firmy) musi jednak wciąż być zapewnione przez właścicieli rozwiązań.

Ergonomia pracy i dygitalizacja

Wraz z koncepcją wdrażania w różnych obszarach przedsiębiorstwa oddzielnego oprogramowania powraca jednak problem ergonomii pracy oraz konieczności integracji i zapewnienia wymiany danych pomiędzy tym oprogramowaniem. Dziś wraz z rozwojem możliwości pracy sieciowej oraz łącz internetowych problemy z pracą w systemach rozproszonych praktycznie nie istnieją. Nowoczesne oprogramowanie dla biznesu z założenia przystosowane jest bowiem do pracy w sieci czy obsługi poprzez urządzenia mobilne. Z kolei możliwości integracji różnych rozwiązań, zapewnienie płynnej współpracy i wymiany danych pomiędzy nimi nie nastręcza dziś większych trudności. Choć niewielu użytkowników zdaje sobie z tego sprawę, niektóre zintegrowane systemy tak naprawdę składają się z połączonych ze sobą modułów z oddzielną bazą danych. Połączenie między nimi jest jednak na tyle dobrze zrealizowane, że użytkownicy nie mają tego świadomości, a wszystko razem funkcjonuje równie dobrze, jak jeden wielki system.

Rozwiązania modułowe

Wychodząc naprzeciw takim rozważaniom i dostrzegając zalety rozwiązań modułowych Microsoft oferuje nowe rozwiązania dla systemów zarządzania przedsiębiorstwem w ramach platformy Azure i Power Platform firmy Microsoft. Power Apps pozwala firmom na tworzenie aplikacji dedykowanych. Usługa umożliwia korzystanie z danych z sieci firmowej. Ponadto pozwala ona pobierać i integrować dane z systemów i narzędzi Microsoftu takich jak System ERP Dynamics 356 Business Central, Office 365, itp. oraz rozwiązań zewnętrznych np. systemów ERP innych dostawców czy lokalnych sharepointów.

Dygitalizacja

W dobie postępującej dygitalizacji coraz więcej procesów obsługiwanych jest cyfrowo, a dostawcy rozwiązań informatycznych oferują niemal każdą funkcjonalność online. W świecie, w którym dostęp do internetu stał się powszechny nie tylko z biura, ale z każdego miejsca i o każdym czasie, integracja systemów, również przez internet jest łatwiejsza niż kiedykolwiek.

Przeczytaj:

Na jakie rozwiązanie się zdecydować?

Czy możliwe jest dziś jednoznacznie rozstrzygnięcie, które podejście jest lepsze? Wybór jednego lub kilku zintegrowanych ze sobą systemów należy rozpatrywać indywidualnie, biorąc pod uwagę koszty oraz możliwości, jakie dają nam poszczególne rozwiązania. W każdym przypadku odpowiedź na pytanie, które rozwiązanie jest lepsze, może być inna.

Autor

Tomasz Woch – główny konsultant w IT Vision. Menadżer projektów IT, konsultant biznesowy i analityk. Z IT Vision związany od 2011 roku.