Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do budżetowania i jak usprawnić proces budżetowania – Kamil Karbowiak

Budżetowanie jest jednym z najważniejszych procesów w życiu organizacji. W tym artykule porozmawiamy o tym, jakie problemy napotykają firmy podczas budżetowania, a co najważniejsze, jak ich uniknąć i jak usprawnić proces budżetowania.

W jaki sposób proces budżetowania jest wbudowany w Twoją organizację?

Nasza praktyka pokazuje, że system budżetowania nie zawsze był wdrażany jako osobny system. Często zdarzało się, że proces ten powstawał stopniowo wraz z nadejściem wniosków kierownictwa, w wyniku czego był chaotyczny i praktycznie nieusystematyzowany.

Proces budżetowania

Czasami proces ten oparty jest na Dynamics Business Central. W rezultacie użytkownicy napotykaj wiele trudności. Proces budżetowania jest złożony i należy w nim wykonać wiele działań, takich jak wspólne planowanie, korekta i zatwierdzanie, zanim dział będzie mógł wprowadzić te liczby do MS Dynamics. System Dynamics nie został stworzony do kontrolowania procesu budżetowania.

W obu przypadkach, wszystko to kończy się wysyłaniem plików Excel tam i z powrotem do kolegów oraz kopiowaniem i wklejaniem danych, co często jest kompletnym chaosem.

 

Na czym należy się skupić przy opracowywaniu systemu budżetowania?

Naszym zdaniem ważne jest skupienie się na interakcji uczestników. Proces tworzenia budżetu obejmuje ciągłą komunikację i współpracę, więc interakcja powinna być możliwie najprostsza. Wszelkie trudności w wymianie informacji mogą prowadzić do uniemożliwienia kontrolowania procesu i komplikowania pracy menedżerów, którzy muszą znajdować i naprawiać ewentualne błędy, a także gromadzić i zestawiać wiele arkuszy kalkulacyjnych Excel.

Wybór jednolitego systemu pozwoli usprawnić proces budżetowania.

Wybierając jednolity system budżetowania, zwróć uwagę na następujące kluczowe czynniki:

1) Wspólna baza danych i dokument do edycji

W przedsiębiorstwach, w których kilku użytkowników bierze udział w procesie budżetowania, zwróć uwagę na systemy umożliwiające współpracę w ramach dokumentu. Eliminuje to konieczność wielokrotnego przesyłania arkuszy Excel między użytkownikami i minimalizuje błędy.

2) Proste oprogramowanie i intuicyjny interfejs

Staraj się unikać oprogramowania, w którym musisz spędzić kilka tygodni szkoląc pracowników, jak go używać. Pamiętaj o możliwości rotacji personelu oraz o tym, że będziesz musiał ponownie przeszkolić każdego nowego pracownika. Spróbuj wybrać program, który będzie intuicyjny dla użytkownika, niezależnie od jego kwalifikacji.

3) Ograniczanie dostępu do danych

Idealnie jest, aby proces budżetowania był zarządzany w taki sposób, abyś mógł łatwo wybrać, którzy użytkownicy mają dostęp do danych i określać rodzaj tych danych.

4) Wybór programu dla procesów

Częstym błędem jest kupowanie oprogramowania i budowanie wokół niego procesów firmowych. Oprogramowanie powinno odpowiadać już istniejącym procesom, które je uzupełniają i upraszczają, a nie odwrotnie.

5) Wybór elastycznego oprogramowania

Nie ma znaczenia z jakiej metody budżetowania korzysta obecnie Twoja firma, czy jest to odgórne, oddolne, zerowe, hybrydowe czy innego rodzaju, ponieważ ta metoda może się zmienić za kilka lat. Upewnij się, że oprogramowanie, w które inwestujesz, obsługuje zmiany.

Proces budżetowania jest bardzo czasochłonny, ale jesteśmy pewni, że istnieje prostszy sposób, zarówno bezbolesny, jak i skuteczny, który można łatwo zintegrować z Microsoft BC i który będzie zrozumiały dla użytkowników i pozwoli usprawnić proces budżetowania.

Przeczytaj również

Autor

Kamil Karbowiak – MD at Data Courage | Jet Global Distributor | Director at JR Services Europe.
Właściciel Data Courage (dawniej Jet Reports CEE) z dużymi umiejętnościami i uznaniem w dziedzinie Business Intelligence i Reporting. Microsoft Dynamics NAV Financials . Certyfikowany trener Jet Reports.
Specjalizacje: BI, raportowanie, logistyka, finanse, usługi sieciowe, systemy ERP, zarządzanie projektami