Choć współczesne systemy OCR znalazły szerokie zastosowanie w usprawnieniu procesów rachunkowych, sama technologia nie była na początku przeznaczona do księgowości. OCR (ang. Optical Character Recognition) zostało stworzone jako narzędzie do rozpoznawania tekstu w dokumentach, takich jak książki czy pisma urzędowe, i konwertowania ich na edytowalny format cyfrowy. Adaptacja do procesów księgowych wynika z zapotrzebowania tego obszaru na szybkie odczytywanie i przetwarzanie ogromnej ilości danych z faktur, umów czy dokumentów.
Obecne systemy OCR przeznaczone do księgowości oferują znaczenie więcej możliwości niż odczytywanie tekstów. Są wyposażone w funkcje, które znacząco ułatwiają codzienną pracę, oszczędzając czas, minimalizując błędy i podnosząc efektywność w dziale księgowym. Na czym polega ich działanie? Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Systemy wykorzystujące OCR – zastosowanie w księgowości
Wyobraź sobie, że na twoim biurku leży stos dokumentów – faktury, potwierdzenia przelewów, a do tego elektroniczne PDF-y na twojej skrzynce pocztowej, z których każdy wygląda inaczej. Jedne mają dane kontrahenta w lewym górnym rogu, inne w zupełnie innym miejscu – jedne uwzględniają kwoty netto, inne brutto. W takiej rzeczywistości musisz spędzać godziny na ręcznym przepisywaniu informacji do systemu.
Dobry system OCR jest w stanie automatycznie rozpoznać dane na dokumentach – niezależnie od ich układu – i przyporządkować je do odpowiednich kategorii w systemie księgowym. Odczytuje zarówno dokumenty w wersji papierowej, jak i elektronicznej. System automatycznie rozpoznaje układ dokumentu, rozpoznaje i przyporządkowuje właściwe kwoty. Co więcej, korzystając z systemu OCR zintegrowanego z ERP nie musimy już wprowadzać dokumentów do systemu – system zrobi to za nas. Dla ciebie jest to znaczna oszczędność czasu, a dla twojej firmy minimalizacja błędów.
Ale to nie wszystko. Zaawansowane systemy OCR oferują dodatkowe funkcje:
- Automatyczne klasyfikowanie dokumentów: OCR może rozpoznać rodzaj dokumentu i przypisać go do odpowiedniej kategorii w systemie.
- Wyłapywanie brakujących danych: Jeśli na fakturze brakuje numeru NIP czy daty, system może to zidentyfikować i automatycznie zgłosić.
- Tworzenie raportów: Dzięki integracji z systemem księgowym OCR pozwala na szybkie generowanie zestawień na podstawie odczytanych danych.
Przykładami systemów OCR, znacznie usprawniającymi pracę księgowych są rozwiązania od Continia Software czy SaldeoSMART, które oprócz wymienionych funkcji, obejmują też Elektroniczny Obieg Dokumentów. EOD umożliwia zdalne zarządzanie i pełną kontrolę nad przepływem dokumentów w firmie, pozwala na projektowanie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów, takich jak faktury, umowy, zamówienia czy pisma, z uwzględnieniem rozbudowanych uprawnień użytkowników. Dodatkowo zapewnia wgląd w historię edycji dokumentów, umożliwiając śledzenie wszystkich wprowadzonych zmian. Pozwala też na tworzenie własnych typów dokumentów i ścieżek przepływu pracy, dostosowanych do specyfiki działalności firmy.
OCR jako rozszerzenie systemu ERP
Sam system OCR jest przydatnym narzędziem rozszerzającym działanie systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning). W księgowości systemy ERP, takie jak Microsoft Dynamics 365 Business Central, pozwalają na kompleksowe zarządzanie finansami, przepływami pieniężnymi i analizą kosztów. Integracja systemów umożliwia przesyłanie danych odczytanych przez OCR bezpośrednio do ERP czy unifikację procesów – ponieważ wszystkie dane, od faktur po raporty, są przechowywane w jednym systemie. Ułatwia to ich analizę i wyszukiwanie.
Funkcje znacznie usprawniające pracę księgowych zawierają również same systemy ERP. Przykładowo, moduł księgowy w Dynamics 365 Business Central umożliwia księgowym:
- Automatyczne rozliczanie płatności.
- Tworzenie raportów finansowych w czasie rzeczywistym.
- Prognozowanie przepływów pieniężnych na podstawie zebranych danych.
Podsumowując, integracja OCR z ERP sprawia, że te funkcje działają jeszcze sprawniej, eliminując manualne wprowadzanie danych i przyspieszając cały proces.
Dostrzegają to również księgowi:
Integracja systemów
Oczywiście, aby OCR i ERP działały bez zarzutu, kluczowa jest odpowiednia integracja. Systemy muszą być dobrze skonfigurowane, aby wymiana danych była płynna i skuteczna. To wymaga kompetencji i doświadczenia w implementacji takich rozwiązań.
W IT Vision zajmujemy się nie tylko wdrażaniem systemów ERP, ale również integracją z nowoczesnymi narzędziami, takimi jak OCR. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób możesz usprawnić procesy księgowe w swojej firmie, napisz do mnie. Pomożemy ci nie tylko w wyborze odpowiedniego rozwiązania, ale również w jego wdrożeniu i obsłudze księgowej.
Wszystkich zainteresowanych tematem, zapraszamy do kontaktu!
