Jak ustalić i mierzyć Kluczowe Wskaźniki Efektywności – Paweł Prymakowski
CEOJak ustalić i mierzyć Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) w firmach sektora MŚP?
Bardzo często właściciele i menadżerowie małych i średnich firmach uważają, że definiowanie kluczowych wskaźników efektywności jest domeną dużych przedsiębiorstw i korporacji. To prawda, że określanie i mierzenie efektywności za pomocą odpowiednich wskaźników jest niezbędne w dużych organizacjach, ponieważ pozwala ocenić, czy firma podąża w dobrym, czy złym kierunku. Jest to typowe narzędzie kontroli menedżerskiej stosowane do oceny działań bieżących w celu realizacji strategii. Czy na pewno mierzenie tych wskaźników powinno być jedynie domeną dużych firm?
Dotychczas uważano, że w mniejszych organizacjach łatwiej zauważyć wszelkie zmiany i szybko wprowadzić plan naprawczy. Jednak obecne środowisko biznesowe, rosnąca konkurencja oraz dynamicznie zmieniająca się sytuacja rynkowa niejako zmuszają również małe i średnie przedsiębiorstwa, by korzystały ze specjalnych narzędzi do oceny efektywności. Każda organizacja powinna być nastawiona na budowanie kultury organizacyjnej zorientowanej na wyniki.
Od czego należy zacząć?
Na pewno od jasno zdefiniowanej strategii rozwoju i zastanowienia się, co może wyróżnić nas na tle konkurencji. Następnie we wszystkich zakresach naszej działalności trzeba określić interesujące nas wskaźniki. Nie powinniśmy ograniczać się do wskaźników, tylko i wyłącznie finansowych. Odpowiednio dobrane mierniki pomogą również w zarządzaniu operacyjnym, w zarządzaniu zasobami ludzkimi, w ocenie jakości obsługi klientów. Należy jednak pamiętać, że więcej nie znaczy lepiej. Wybierzmy wskaźniki, które mają realny wpływ na naszą firmę i jej wyniki. W zupełności wystarczy pomiar 20 wskaźników (choć coraz więcej konsultantów sugeruje, że powinno ich być ok. 10).
Jak dobrać Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI)?
Wybierzmy tylko te wskaźniki, które są mierzalne w określonym przedziale czasu oraz takie, na które pracownicy mają realny wpływ. KPI mają kształtować odpowiedzialność pracowników za wyniki przedsiębiorstwa. W związku z tym należy zastanowić się również nad sposobem wynagradzania za osiągnięcie oczekiwanych celów. Kolejną kwestią do przemyślenia jest umożliwienie uprawnionym osobom dostępu do bieżących wyników.
Dobierając składniki, warto pamiętać, aby były one aktualne, nadzorowane przez zarząd, proste (każdy z pracowników powinien wiedzieć, w jaki sposób osiągnąć dany wynik oraz co na niego wpływa), oparte na zespołach w przedsiębiorstwie, istotne (mające bezpośrednie przełożenie na kondycję firmy), klarowne (określone w taki sposób, by ograniczyć możliwość sterowania nimi).
Jakie wskaźniki powinno się mierzyć?
Oprócz wskaźników typowo finansowych (np. marża sprzedaży, zysk netto, wartość sprzedaży na pracownika, zwrot z inwestycji) pamiętajmy też o wskaźnikach, które mają wpływ na postrzeganie firmy przez jej klientów, dostawców czy też samych pracowników.
Przykładem takich Kluczowych Wskaźników Efektywności (KPI) mogą być:
- stosunek produktów wadliwych do ogółem wyprodukowanych
- wydajność pracy na 1 pracownika
- czas realizacji zamówień
- czas od wystąpienia usterki do jej naprawienia
- rotacja pracowników
- zadowolenie/satysfakcja klientów lub pracowników
- liczba reklamacji w stosunku do liczby sprzedanych produktów
- procent nieterminowych lub niekompletnych dostaw.
Są to oczywiście tylko przykłady, a zespół definiujący wskaźniki powinien zweryfikować proponowane KPI w odniesieniu do strategii i sytuacji konkurencyjnej przedsiębiorstwa.
Koniecznie śledź postęp!
Ze względu na fakt, że mierzenie wskaźników wymaga bieżącego śledzenia postępu (praktycznie 24h/7) oraz porównywania rzeczywistych wyników z określonymi celami, każda organizacja wdrażająca tego typu narzędzie kontroli potrzebuje odpowiedniego rozwiązania informatycznego. Osobnym tematem jest, czy będzie to prosty skoroszyt excel’a, analizy wielowymiarowe czy też moduł klasy Business Intelligence. Najważniejszą kwestią obok określenia celów i wskaźników jest zdefiniowanie dalszych kroków w celu monitorowania procesu. Tylko w ten sposób, również mniejsze przedsiębiorstwo jest w stanie wdrożyć zarządzanie przez cele oraz zapewnić sobie wczesne ostrzeganie o zachodzących zmianach. Dzięki temu będzie mogło szybko i elastycznie reagować. Co więcej, taka firma zwiększy swoją szansę na sukces w dobie ciągle zmieniającej się rzeczywistości biznesowej.
Może Cię także zainteresować:
