Wdrożenie ERP to dopiero początek. Dlaczego warto zadbać o dobrą umowę serwisową?

Systemy ERP to podstawa efektywnego zarządzania firmą – łączą procesy finansowe, sprzedażowe, magazynowe, produkcyjne i wiele innych. Jednak sama licencja na system to nie wszystko. Warto od razu pomyśleć o wsparciu technicznym. Dlaczego? 

Z kilku ważnych powodów. W systemie ERP znajdują się dane całej organizacji – od faktur i zamówień po stany magazynowe i raporty zarządcze. Każda niepewność, błąd użytkownika lub chwilowy przestój może odbić się na pracy całego zespołu. 

Czasem potrzebny jest też szybki dostęp do konkretnej informacji – np. raport sprzedaży handlowców za ostatni miesiąc czy zestawienie produktów z najwyższą marżą. Kiedy liczy się czas, a użytkownik nie jest pewny, jak przygotować odpowiednie zestawienie – możliwość szybkiej konsultacji okazuje się kluczowa. 

Dlatego niezwykle ważna jest szybka reakcja i pomoc specjalistów, którzy są na bieżąco ze wszystkimi aktualizacjami systemu i zmianami w regulacjach. Support zapewnia: 

• Bezpieczeństwo pracy – Dostęp do wsparcia technicznego to gwarancja ciągłości działania – szybka reakcja specjalistów pozwala uniknąć przestojów, ogranicza ryzyko błędów i pomaga chronić kluczowe dane firmy. 
• Zgodność z przepisami – Zmiany w przepisach, takich jak VAT, JPK czy e‑Faktura, mogą pojawiać się kilka razy w roku. Dzięki supportowi masz pewność, że Twój system będzie zawsze aktualny – bez konieczności śledzenia zmian na własną rękę. 
• Pełne wykorzystanie możliwości systemu ERP – Z czasem rosną potrzeby biznesowe i pojawiają się nowe pomysły na automatyzację procesów. Zespół wsparcia może nie tylko reagować na zgłoszenia, ale też podpowiedzieć, jak efektywniej korzystać z systemu i wykorzystać jego pełny potencjał. 

Jak to wygląda w praktyce i na co klient może liczyć? 

Jak wygląda współpraca z działem serwisu ERP?  

W IT Vision do współpracy serwisowej podchodzimy elastycznie – tak, aby dopasować się do potrzeb i trybu pracy naszych Klientów. Już na etapie podpisywania umowy wspólnie ustalamy, jak ma wyglądać obsługa serwisowa i w jakiej formie najwygodniej będzie realizować zgłoszenia helpdeskowe. 

Klient może wybrać model rozliczenia oraz liczbę godzin odpowiadającą jego potrzebom. Dla ułatwienia przygotowaliśmy trzy główne pakiety: Standard, Gold i Platinum. Różnią się one m.in. czasem reakcji na zgłoszenie, możliwością przenoszenia niewykorzystanych godzin na kolejny okres oraz zakresem dostępnych usług. 

Podział na pakiety ma jednak charakter orientacyjny – równie często ustalamy indywidualne formy współpracy, na przykład obsługę poza standardowymi godzinami pracy biura (8:00–16:00). To szczególnie ważne dla Klientów zagranicznych lub firm, które pracują w niestandardowym rytmie.  

Współpraca opiera się na abonamencie, który może być rozliczany miesięcznie lub kwartalnie – w zależności od preferencji Klienta. Każdy klient otrzymuje regularne raporty z wykorzystania godzin i statusu zgłoszeń. 

Mamy sprawdzony zespół konsultantów serwisowych, dzięki czemu każde zgłoszenie trafia do osoby, która zna system i kontekst danego Klienta. Dla większych firm, które mają wielu użytkowników i rozbudowaną strukturę, rekomendujemy dodatkowo model z dedykowanym opiekunem serwisowym. Taki opiekun staje się stałym punktem kontaktu – koordynuje zgłoszenia, wspiera użytkowników i dba o ciągłość współpracy, również w przypadku bardziej złożonych potrzeb czy projektów rozwojowych. 

Jak wygląda zgłaszanie problemu? Przejrzysta ewidencja i pełna kontrola 

Dla naszych Klientów jesteśmy dostępni telefonicznie, mailowo, a także poprzez nasz system zgłoszeniowy – wszystko po to, aby ułatwić kontakt z nami i skrócić czas rozwiązania problemu. 

Niezależnie od wybranego sposobu kontaktu, wszystkie zgłoszenia trafiają do jednego systemu, który rejestruje pełną historię komunikacji, statusy oraz czasy reakcji. Dzięki temu klient ma bieżący wgląd w: 

• liczbę zgłoszonych spraw, 
• aktualny status każdego zgłoszenia, 
• wykorzystane godziny w ramach pakietu. 

Możliwe jest także przypisanie różnych poziomów uprawnień w zespole klienta – np. osobne konta dla kierowników działów i zarządu. System automatycznie wysyła powiadomienia e-mail o zmianach statusu i umożliwia łatwe śledzenie postępów do uprawnionych pracowników. 

Typy i priorytety zgłoszeń 

Helpdesk to nie tylko miejsce do zgłaszania problemów. W ramach umów oferujemy również możliwość: 

• Konsultacji – pytań dotyczących obsługi systemu lub procesów, 
• Zgłaszania błędów– takich jak problemy techniczne, 
• Zmian w systemie – np. modyfikacji funkcjonalności, nowe wzory raportów czy zmiany w interfesje użytkownika. 

Zwykle zgłaszanie błędów i zmian jest dostępne tylko dla wyznaczonych pracowników (np. liderów zespołów), natomiast konsultacje może zgłaszać każdy. Dzięki temu klient unika np. równoległego wprowadzania zmian przez przypadkowe osoby. Ostateczna konfiguracja ról i dostępów zawsze zależy od decyzji Klienta. 

Zgłoszeniom przypisujemy także priorytety – od niskiego do krytycznego. Zgłoszenia krytyczne, które realnie zatrzymują procesy w firmie (np. problemy z dostępem czy  fakturowaniem), obsługiwane są w pierwszej kolejności. Zgłoszenia niższego priorytetu – np. prośby o drobne modyfikacje – realizujemy zgodnie z ustalonym terminem. 

Chociaż istnieje również możliwość  realizacji usług typu “a-vista”,  tj.  ”na żadanie”  i potem rozliczania godzinowego wg zużycia , z mojej perspektywy – i co ważniejsze, z doświadczeń naszych klientów – bardziej przewidywalny i wygodny jest model kontraktowy. Ułatwia planowanie budżetu, zapewnia ciągłość wsparcia i pozwala zachować elastyczność w obsłudze zgłoszeń, bez każdorazowego analizowania kosztów. To również gwarancja, że pomoc będzie dostępna wtedy, kiedy będzie najbardziej potrzebna – bez opóźnień i formalności. Ale ostateczny wybór zawsze zależy od Klienta. 

O co najczęściej pytają Klienci? 

Po szkoleniach użytkownicy zazwyczaj bardzo dobrze radzą sobie z obsługą systemu. Nie ma jednak nic dziwnego w tym, że nie zawsze znają wszystkie funkcjonalności – zwłaszcza te nowe, które pojawiają się po aktualizacjach. 

Zgłoszenia od naszych klientów najczęściej dotyczą: 

• ustawienia skrzynki mailowej i pomoc w ustawieniach przy wysyłce dokumentów bezpośrednio z systemów ERP, 
• konsultacji dotyczących wyciągów bankowych i paczek przelewów do banku, 
• zgłoszeń potrzeby modyfikacji ułatwiających/ przyspieszających pracę,  
• przygotowania specjalnych raportów na potrzeby firmy, 
• przyznawania lub modyfikacji uprawnień. 

Na wszystkie pytania i zgłoszenia odpowiadamy sprawnie i rzeczowo, zapewniając realne wsparcie w codziennym użytkowaniu systemu. 

Zapraszamy do współpracy wszystkie firmy, które potrzebują profesjonalnego wsparcia serwisowego w zakresie systemu Dynamics 365 Business Central. Na pewno znajdziemy dogodną formę współpracy!

Wypełnij formularz i zapytaj o ofertę!