Upgrade systemu lub zmiana – kiedy to zrobić? Tomasz Woch

Zastanawiasz się, czy Twój system ERP jest wciąż wydajny i spełnia niezbędne założenia? Niestety, system ERP nie jest czymś, co kupujemy raz i zostaje z nami na zawsze bez zmian. Szybki rozwój technologii, postępująca digitalizacja i globalizacja sprawiają, że tempo zmian jest niezwykle szybkie. Dotyczy to zwłaszcza rozwiązań IT. Upgrade systemu lub zmiana może być Twoim najlepszym wyborem!

Jak poznać, że Twój system ERP nie nadąża za zmianami i jest przestarzały? Po czym stwierdzić, że oprogramowanie wymaga upgrade’u lub wymiany na nowe? Poniżej pragnę pokazać najważniejsze „objawy” mówiące o tym, że najwyższy czas na zmianę w zakresie programu do zarządzania przedsiębiorstwem.

Warto na wstępie zaznaczyć, że już występowanie chociaż jednego z objawów w Twojej firmie powinno skłonić Cię do rozważenia zmiany lub upgrade’u systemu.

Upgrade systemu ERP lub zmiana – po czym poznać, że to najwyższy czas?

Po czym poznać, że nasz system wymaga zmiany? Poznaj 10 głównych objawów:

1.Brak wsparcia ze strony dostawcy systemu – jeśli dostawca systemu przestał wspierać wersję systemu ERP z którego korzystasz i nie przewiduje przeprowadzania upgrade’ów. Nawet jeśli jesteś zadowolony ze swojego systemu, jego dostawca nie dba już o ten, z którego korzystasz warto rozejrzeć się za nowym rozwiązaniem. Wybór i wdrożenie nowego systemu to długi proces, dlatego lepiej rozpocząć go wcześniej, zanim Twój system przestanie spełniać swoją rolę i będzie wymagał (niemożliwego) upgrade’u. Wsparcie dostawcy jest ważne nie tylko w zakresie upgrade’u, ale również w zakresie wsparcia technicznego i naprawy ewentualnych problemów czy awarii. Jeśli system już w obecnym momencie nie spełnia wymagań tym bardziej jest to znak, że czas na nowe narzędzie.

2. Brak możliwości dostosowania systemu do zmian prawnych. Sytuacja wygląda podobnie jak w przypadku możliwości upgrade’ów. Jeśli nie możesz dostosować systemu musisz go zmienić.

3. Niewspółmierne do korzyści wysokie koszty utrzymania i aktualizacji systemu oraz infrastruktury. Zadaniem systemu ERP jest między innymi przynoszenie oszczędności, a nie kreowanie niepotrzebnych, wysokich kosztów.

4. Tworzenie raportów to duży problem i nie można ich używać do kierowania firmą. Dane są trudne do uzyskania, raporty są generowane poza systemem ERP. Dane do raportów powinny być pobierane automatycznie a same raporty generowane w systemie.

5. Wzrastająca konieczność dopasowania się do systemu i brak możliwości dostosowania systemu do wymagań firmy, brak możliwości skalowania systemu. System powinien wspierać pracę firmy i rozwijać się razem z nią. Jeśli ogranicza naszą pracę lub wymaga dopasowania np. procesów w firmie do systemu oznacza to, że przestał być odpowiednim dopasowaniem do firmy.

6. Skomplikowane zasady użytkowania systemu, nieprzyjazny i nieintuicyjny interface. Taka sytuacja może sprawiać, że użytkownicy systemu będą unikać korzystania z oprogramowania i „obchodzić” zasady. System powinien ich wspierać i być łatwy w użytkowaniu.

7. Brak informacji w czasie rzeczywistym:

• Niedokładność w inwentaryzacji zapasów – jeśli nie posiadasz dokładnego zapisu o stanach magazynowych nie możesz optymalnie planować czy dokonywać zakupów. Tylko przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym o zapasach przychodzących i wychodzących umożliwia dokładne kalkulacje oraz optymalne zarządzanie
• Niespójny czas dostawy produktu. Kompletne dostawy na czas, są kluczem do zadowolenia klientów, a posiadanie systemu ERP, który nie spełnia tego standardu, może być przeszkodą dla Twojej firmy. Kluczowa w dostawach na czas i w ich monitorowaniu jest informacja w czasie rzeczywistym o lokalizacji produktu.
• Brak możliwości obsługi systemu na urządzeniach mobilnych (smartfony, tablety). Do tego nie oferuje dostępu do danych z dowolnego miejsca i o każdym czasie. Taka sytuacja sprawia, że musisz fizycznie być w przedsiębiorstwie, przy urządzeniu, na którym system jest zainstalowany. Ogranicza to nie tylko korzystanie z systemu, ale pracę Twoją i pracowników.

8. Brak możliwość integracji, brak zautomatyzowanego przesyłania danych, wykonywanie procesów ręcznie/manualnie i poza systemem. System ERP powinien usprawniać Twoją pracę i automatyzować procesy. Jeśli musisz wykonać dodatkową pracę za system, to znaczy, że nie spełnia on swoich funkcji uprawniania pracy i czas na zmianę.

9. Zduplikowane wprowadzanie danych. Typowym objawem narzędzia ERP wymagającego aktualizacji jest sytuacja, gdy obecny system nie może przetwarzać informacji w wielu miejscach z tego samego wpisu, wymagając wielokrotnego wprowadzania danych. Dane powinny być wprowadzane raz i automatycznie przesyłane do pozostałych obszarów, które z nich korzystają.

10. Posiadasz systemy jakości, ale nie masz 100% pewności, że kontrole odbywają się w sposób dokładny i terminowy.

Głównym punktem zwinnego oprogramowania ERP jest umożliwienie dostępu do danych firmy i ich przechowywania na jednej wspólnej platformie. Dobry system ERP pozwoli Ci zintegrować zewnętrzne źródła i zbudować jedno źródło prawdy dla twoich danych. Jeśli okaże się, że musisz korzystać z innych źródeł zewnętrznych, ponieważ system ERP nie zapewnia tych usług lub ponieważ świadczone usługi są nieodpowiednie i nie możesz bezproblemowo zintegrować się ze starszym systemem ERP, być może przerosłeś obecny system.

Zmiana systemu ERP – podsumowanie

Jeśli zauważyłeś któryś z powyższych symptomów w Twojej firmie może to oznaczać, że to najwyższy czas na zmianę systemu ERP. W niektórych przypadkach wystarczający może być upgrade systemu do jego najnowszej wersji. Jeśli jednak dostawca oprogramowania nie zakłada kolejnych dostosować lub co gorsza nie działa już na rynku to znak, że czas zmienić system ERP. W sytuacji, w której dostawca systemu nie może Cię zapewnić, że upgrade do najnowszej wersji systemu rozwiąże zdiagnozowane problemy wtedy również warto wymienić system do zarządzania przedsiębiorstwem.

Pamiętaj, że system powinien być ułatwieniem i usprawnieniem dla firmy i jej pracowników, a nie zbędnym obciążeniem utrudniającym codzienne wykonywanie obowiązków.

Upgrade systemu – dlaczego warto?

Uaktualnienie do nowego i nowoczesnego rozwiązania ERP oraz sprawdzenie kompletnego środowiska IT może poprawić wydajność. Zmiana sprawi, że pracownicy będą mogli wykonać więcej pracy, w krótszym czasie. Oszczędność wynika z tego, że nowy, sprawny system ERP to mniej czasu na prace administracyjne, szybszy wgląd w najważniejsze dane lub po prostu przyjemniejsza praca z nowym oprogramowaniem. Wszystko to sprawia, że pracownicy są bardziej zadowoleni i bardziej produktywni, co ostatecznie przekłada się na wyniki biznesowe.

Nowy system usprawni procesy, a także wesprze te, który były wykonywane ręcznie lub w mniej sprawnej aplikacji. Poprawi się również integracja z innymi aplikacjami (np. CRM).

Zmiana lub zakup nowego systemu sprawi, że zyskasz jedno zintegrowane, kompletne rozwiązanie.

Autor

Tomasz Woch – główny konsultant w IT Vision. Menadżer projektów IT, konsultant biznesowy i analityk. Z IT Vision związany od 2011 roku.