Krajowy system e-faktur tzw. KSeF to kolejny etap transformacji cyfrowej administracji skarbowej oraz działalności gospodarczej w Polsce. W ślad za takimi krajami jak Niemcy, Włochy, Francja czy Hiszpania – Polska, po przeprowadzeniu programu pilotażowego otrzymała zgodę na podstawie dokumentu pt. “DECYZJA WYKONAWCZA RADY upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.”, wydanego przez Radę Unii Europejskiej.
Od października do grudnia 2021 roku przeprowadzony został program pilotażowy z udziałem podatników.
Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzony został Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu istnieje możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej, planowane jest aby Krajowy System e-Faktur stał się rozwiązaniem obligatoryjnym.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma, za pośrednictwem której, konieczne będzie wystawianie, przechowywanie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. KSeF będzie działać na zasadzie oznaczania dokumentów numerem identyfikującym oraz będzie weryfikować poprawność faktur z konkretnym wzorem. Głównym założeniem KSeF jest uszczelnienie luki w systemie podatkowym. Na ten moment korzystanie z KSeF jest dobrowolne, po tym czasie każdy przedsiębiorca w Polsce będzie zobowiązany do wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
System jest również przeznaczony do powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF o:
a) dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną, przydzielonym w systemie, oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
b) dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej,
c) braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF.
System pozwala na uwierzytelnienie oraz weryfikację posiadanych uprawnień przez podmioty, o których mowa w art. 106nb ustawy. KSeF służy również do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z tego systemu oraz do powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb ustawy o nadanych uprawnieniach do korzystania z systemu lub ich odebraniu.
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może uzyskać podatnik, osoba fizyczna uprawniona, podmiot uprawniony lub podmioty, jeśli posiadają uprawnienie do wystawiania lub do dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić na dwa sposoby:
- za pośrednictwem programów finansowo-księgowych podatnika (dokumenty są przesyłane do KSeF za pośrednictwem API)
- bezpośrednio poprzez system KSeF
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury. System KSeF nie daje możliwości obsługi procesu akceptacji nabywcy dotyczącego sposobu otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Wyrażanie zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych odbywać się będzie na identycznych zasadach, jakie obowiązują dotychczas.
Jeżeli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie za pośrednictwem KSeF, dokument wystawia się za pośrednictwem systemu, jednak wystawca jest zobowiązany przekazać dokument w inny, wcześniej uzgodniony sposób. Taka faktura posiada wszystkie cechy ustawowe faktury ustrukturyzowanej jak numer identyfikacji w systemie KSeF.
Faktura ustrukturyzowana posiada ponad 300 pozycji. Wszystkie firmy będą zobowiązane do wystawiania i rejestrowania faktur w KSeF. W praktyce oznacza to, że osoba rejestrująca fakturę, będzie musiała być księgowym, dyrektorem finansowym, biegłym rewidentem i logistykiem w jednej osobie. Wprowadzenie tak rewolucyjnej zmiany, będzie wymagać ogromnego zaangażowania całej firmy i często zmiany organizacji zarządzania oraz procesów wewnętrznych. Aby przejść przez te rewolucyjną zmianę łagodnie zachęcamy do wybrania cloudowych systemów do zarządzania firmą, które będą w pełni zintegrowane z KSeF i znacząco ułatwią i usprawnią zarządzanie, zwłaszcza w nadchodzących zmianach legislacyjnych dotyczących wymiany dokumentów elektronicznych.
KSeF to bardzo duża zmiana, na którą najlepiej przygotować się wcześniej. Odkładanie aktualizacji systemu na ostatnią chwilę może skutkować zastojem pracy, dlatego warto pomyśleć już dziś o aktualizacji i przygotować swoją firmę do tej rewolucyjnej zmiany.
Aby usprawnić zarządzanie firmą, Microsoft Dynamics 365 Business Central będzie w pełni zintegrowany z KSeF. Integracja BC z KSeF będzie obejmowała: księgowanie faktur, weryfikację zgodności z xsd, autoryzację z KSeF, wysyłkę faktury xml, potwierdzenie z KSeF. autoryzację w KSeF, pobieranie faktur zakupu xml.
Dla użytkowników najnowszej wersji Microsoft Dynamics 365 Business Central funkcjonalność będzie dostępna w ramach abonamentu. Użytkowników innych wersji BC i NAV prosimy o kontakt – udzielimy wszelkich niezbędnych informacji.
Dokumenty do pobrania:
https://www.podatki.gov.pl/ksef/
