W jednym z wcześniejszych wpisów zapowiadaliśmy nową funkcję Microsoft Dynamics 365 Business Central – Payables Agent – narzędzie oparte na technologii AI, całkowicie zmieni sposób, w jaki podchodzimy do obsługi księgowości.
Funkcja dostępna jest już w wersji zapoznawczej (preview) systemu 26.3, dlatego przyglądamy się jej z bliska: pokazujemy, jak dokładnie działa, jak ją skonfigurować i jakie realne korzyści może przynieść firmom korzystającym z Business Central.
Czym jest Microsoft Payables Agent?
Payables Agent to nowa funkcja w systemie ERP Business Central, dostępna od wersji 26.3. Jej zadaniem jest automatyzacja procesu przetwarzania faktur zakupowych – od momentu ich otrzymania (np. mailem), aż po utworzenie projektu faktury zakupu w systemie ERP.
Działa podobnie jak znany już Sales Order Agent, ale zamiast zamówień sprzedaży, obsługuje dokumenty kosztowe. Narzędzie korzysta z generatywnej sztucznej inteligencji, analizuje dokumenty, przypisuje odpowiednie pola i umożliwia użytkownikowi zatwierdzenie lub korektę danych.
Jak działa Payables Agent? Krok po kroku
Oto, jak w praktyce przebiega przetwarzanie faktur z pomocą agenta:
- Włączenie agenta:
- W systemie Business Central 26.3 pojawia się ikona „PA Agent” w prawym górnym rogu.
- Wystarczy włączyć funkcję i podać skrzynkę e-mail, którą agent ma monitorować.
- Odbiór faktury:
- Agent sprawdza skrzynkę i automatycznie wykrywa nowe wiadomości z fakturami w załącznikach (np. PDF).
- Dokument trafia do podglądu w systemie – użytkownik może zobaczyć jego treść.
- Weryfikacja przez użytkownika:
- System proponuje dane do zaksięgowania (dostawca, konto, kwota, opisy, waluta).
- Użytkownik może: zatwierdzić dokument, odrzucić, uzupełnić brakujące dane, np. numer artykułu.
- Utworzenie wersji roboczej faktury zakupu:
- Po zatwierdzeniu dokumentu, system tworzy Fakturę zakupu (wersję roboczą), który można edytować lub od razu zaksięgować.
- Finalizacja:
- Użytkownik przekształca wersję roboczą w zatwierdzoną fakturę zakupu.
- Dokument trafia do ewidencji – bez konieczności ręcznego przepisywania danych.
Przykład zastosowania Payables Agent – jak to wygląda w systemie?
Wyobraźmy sobie, że dostawca wysyła fakturę mailem na dedykowaną skrzynkę księgową.
- Agent wykrywa nową wiadomość i analizuje zawartość załącznika PDF.
- Proponuje wypełnienie pól w oparciu o treść faktury i dane historyczne.
- Jeśli brakuje np. kodu towaru – użytkownik może go dopisać ręcznie.
- Po zatwierdzeniu, system tworzy projekt faktury w Business Central, który można dalej edytować lub od razu zaksięgować.
Dzięki temu księgowy nie musi już ręcznie przepisywać danych z faktury – wystarczy szybka weryfikacja i kliknięcie „Zatwierdź”.
Konfiguracja i wymagania – o czym warto wiedzieć?
- Subskrypcja Copilot Studio
Funkcja wykorzystuje tokeny AI, dlatego wymaga aktywnej subskrypcji Copilot Studio – warto wcześniej zaplanować limity kosztów i monitorować zużycie tokenów.
- Dodatkowe pola
Możesz skonfigurować agenta, by uwzględniał także niestandardowe pola, np. pochodzące z systemów zewnętrznych.
- Dostępność
Wersja preview funkcji jest obecnie dostępna głównie w regionach anglojęzycznych (m.in. USA, UK), ale można ją przetestować również w innych środowiskach.
Jakie korzyści daje Payables Agent firmie?
- Szybsze przetwarzanie faktur – mniej ręcznej pracy, więcej czasu na analizę
- Redukcja błędów – dane są pobierane automatycznie z dokumentu.
- Lepszy nadzór i kontrola – użytkownik może decydować, które elementy procesu mają być zautomatyzowane.
- Skalowalność – agent może monitorować wiele skrzynek i przetwarzać duże wolumeny faktur.
- Integracja z aplikacjami Microsoft 365 – pełna integracja z Outlookiem i SharePoint.
Payables Agent – najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy Payables Agent działa całkowicie automatycznie?
Nie – agent przygotowuje projekt faktury, ale to użytkownik decyduje o zatwierdzeniu. Microsoft pozostaje przy koncepcji „human-in-the-loop”. Choć oczywiście proces ten można stopniowo automatyzować.
Jakie formaty faktur są obsługiwane?
Najczęściej PDF, wysyłane jako załączniki w wiadomościach e-mail. System będzie też obsługiwał faktury elektroniczne w formacie KSeF.
Czy można testować funkcję przed pełnym wdrożeniem?
Tak – Microsoft udostępnia Public Preview w wersji 26.3 Business Central. Przetestowaliśmy je już w naszym zespole i prezentujemy podczas konsultacji, na które zapraszamy!
Czy funkcja dostępna jest w Polsce?
Oficjalnie Preview dostępne jest dla wybranych regionów, ale można ją przetestować również w innych środowiskach, w tym polskich.
Czy trzeba mieć licencję Copilot Studio?
Tak – do korzystania z Payables Agent wymagane jest aktywne konto i opłaty za zużycie tokenów.
Payables Agent w Twoim systemie ERP
Payables Agent w Business Central to kolejny krok w stronę pełnej automatyzacji księgowości – z zachowaniem nadzoru użytkownika. Agent AI eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych z faktur, skraca czas przetwarzania dokumentów i znacząco poprawia efektywność pracy w działach finansowych.
Chcesz mieć agenta AI w swoim systemie ERP?
Zapraszamy Cię na bezpłatne konsultacje, podczas których dowiesz się więcej o systemie Business Central i funkcjach AI dostępnych w ramach licencji.
Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!
Marketing Manager w IT Vision.
