Wybór ERP – Jak się przygotować – Paweł Prymakowski

Wiesz, że chcesz wdrożyć system ERP w swojej firmie. Ale co dalej? Jak się do tego przygotować? I co warto wiedzieć przed podjęciem decyzji o wyborze systemu i dostawcy?

Jak wybrać system ERP?

Wybór ERP – odpowiedniego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem nie jest łatwą decyzją. Przeglądając dostępne rozwiązania natrafiamy na dziesiątki systemów i setki firm, które proponują wdrożenia. Wybór odpowiedniego systemu oraz partnera wdrożeniowego nie jest więc łatwy. Uruchomienie lub zmiana systemu ERP jest dużą inwestycją, którą przeprowadza się raz na kilka lat. Dlatego ważne jest, aby podjąć w tym zakresie jak najlepszą decyzję dopasowaną do specyfiki firmy. Dodatkowo dobry partner wdrożeniowy odpowiedzialny jest nie tylko za uruchomienie systemu w naszej firmie, ale również za późniejsze wsparcie w jego obsłudze, rozwoju i aktualizacjach. Dlatego warto mieć na uwadze, że partner wdrożeniowy będzie z nami pracował również po wdrożeniu.

Na szczęście do wyboru systemu ERP i firmy odpowiedzialnej za jego uruchomienie można się przygotować. Dzięki temu czemu możliwy jest odpowiedni wybór ERP oraz partnera wdrożeniowego – najlepiej pasujących do przedsiębiorstwa.

Określ oczekiwania i konieczne funkcjonalności

Na początek warto zadać sobie pytanie czego wymagamy od nowego systemu. Aby ustalić odpowiedź na to pytanie warto zebrać zespół reprezentujący różne obszary i departamenty przedsiębiorstwa, a także zaprosić do niego przedstawicieli dostawców czy klientów. W przypadku tworzenia zespołu, który ma zaprojektować wymagania dla systemu warto postawić na osoby, które znają firmę i nie boją się wyrażać własnego zdania. Zespół powinien określić zarówno wymagania systemowe i funkcjonalne.

Lista wymagań

Po stworzeniu listy wymagań dobrze jest podzielić funkcjonalności według ich istotności. Warto jest oprzeć taka listę na modelu MoSCoW, z którego również korzysta IT Vision podczas ustalania priorytetów dla funkcjonalności systemów z klientem. Model MoSCoW określa 4 grupy wymagań dla systemu:

M – Must have – wymagania obligatoryjne, które system musi zapewniać,

S – Should have – wymagania, które powinny znaleźć się w systemie,

C – Could have – wymagania dodatkowe, które są pożądane, ale nie są niezbędne

W – Won’t have – wymagania, które nie zostaną wdrożone (ale mogą być wdrożone w przyszłości)

Ważne jest, aby na liście znajdowały się funkcje systemu, które są naprawdę potrzebne dla funkcjonowania twojego przedsiębiorstwa. Warto taką listę stworzyć razem z partnerem wdrożeniowym. Pozwoli to nie tylko na łatwiejszy wybór ERP, ale również na sprawne zarządzanie całym procesem implementacji i podejmowanie odpowiednich decyzji wdrożeniowych. Warto upewnić się, że na liście nie ma niepotrzebnych funkcjonalności.

Pomyśl o przyszłości

Tworząc listę wymagań warto pamiętać, że system nie jest tylko „na teraz”. Po jego wdrożeniu będzie przez lata funkcjonował w przedsiębiorstwie. W krajach Europy zachodniej średni czas korzystania z jednego systemu przez firmy to ok 5-6 lat. Polskie firmy korzystają z wdrożonych rozwiązań jeszcze dłużej. Dlatego ważne jest, aby przy wyborze systemu i ustalaniu jego funkcjonalności określić przewidywane kierunki rozwoju czy wzrostu firmy.

Zrób przegląd

Przed wyborem systemu ERP warto jest zrobić przegląd systemów, z których korzysta firma. Trzeba określić z funkcjonowania, których systemów pracownicy są zadowoleni i które dobrze funkcjonują w przedsiębiorstwie. Należy rozważyć czy któryś z systemów należałoby zastąpić w ramach wdrożenia ERP, a które z nich warto zostawić i zintegrować z nowym narzędziem.

Robiąc przegląd systemów dobrze jest zastanowić się, czy możliwe jest usprawnienie części z nich. Należy też upewnić się, że żaden z obsługiwanych procesów nie jest wadliwy. Jeśli zależy nam na zwiększaniu efektywności jest to niezbędne. Obsługa wadliwego procesu przez system ERP nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Jak powiedział Thorsten Dirks, CEO Telefónica Deutschland AG:

„Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess “

Decydując się na wybór systemu ERP warto sprawdzić czy możliwa będzie jego integracja z posiadanymi przez firmę systemami. Zakup czy wymiana systemu ERP ma na celu upraszczanie procesów w przedsiębiorstwie – należy upewnić się, że w przypadku pozostawienia istniejących systemów nie będzie konieczności wykonywania pewnych operacji podwójnie a dane będą sprawnie i automatycznie przekazywane pomiędzy tymi systemami.

Ustal budżet i sprawdź koszty utrzymania

Warto również ustalić budżet, którym dysponuje firma, aby wdrożyć i utrzymać system ERP. Należy pamiętać, że koszt ERP to nie tylko koszt wdrożenia, ale również m. in. koszty utrzymania systemu i użytkowników. W przypadku systemów on-premise to również koszty aktualizacji. Zakup systemu to zazwyczaj wieloletnia inwestycja. Szukając odpowiedniego systemu dla firmy trzeba wziąć pod uwagę również wydatki w długim okresie.

Dobrze jest również obliczyć wskaźnik rentowności ROI (ang. return on investment, zwrot z inwestycji). Jak wspomniałem wcześniej, średni czas korzystania z jednego systemu przez firmy to ok 5-6 lat. Dlatego kolejnym wskaźnikiem, który warto policzyć jest TCO – Total Cost of Ownership (Całkowity Koszt Posiadania). Przy obliczaniu TCO należy uwzględnić również ukryte koszty takie jak personel IT, rotacja personelu, koszty partnera wdrożeniowego, awarie, koszty aktualizacji itp. Obliczenie tych wskaźników pozwoli stworzyć realny obraz sytuacji finansowej – środków koniecznych do zaangażowania oraz finansowej rentowności przedsięwzięcia.

Mówiąc o kosztach krótko i długoterminowych warto wziąć pod uwagę również konieczność i możliwości customizacji systemu. Systemy chmurowe są zazwyczaj tańsze, jeśli chodzi o wdrożenie, ale ponosi się miesięczną cenę utrzymania systemu. Zazwyczaj systemy oparte o cloud mają mniejszą możliwość dostosowania oferowanych funkcjonalności do specyfiki firmy. Z drugiej strony systemy on-premise wymagają większego nakładu finansowego na początku, ale pozwalają w dużym stopniu na dopasowanie funkcjonalności do potrzeb przedsiębiorstwa. 

Wybór partnera

Kolejnym krokiem jest znalezienie odpowiedniego partnera wdrożeniowego. Warto pamiętać, że jeśli system ERP będzie wymagał customizacji najlepiej znaleźć takiego partnera, który ma doświadczenie w przygotowywaniu dostosowań oraz doświadczenie we współpracy z przedsiębiorstwami z branży. Szukając partnera wdrożeniowego warto zapytać go o referencje, doświadczenie w branży, podejście do dostosowań, które mają być wykonane. Wiele firm wdrożeniowych oferuje również dedykowane moduły, które nie zawierają się w standardzie systemu. Warto zapytać również o nie.

Pamiętaj – relacja z partnerem wdrożeniowym to związek na lata

Poświęć czas

Nie ma jednej, prostej odpowiedzi na pytanie jak przygotować się do wyboru ERP. Jednak warto poświęcić na to przygotowanie trochę czasu – dowiedzieć się jak najwięcej o firmie, zebrać oczekiwania i zbadać możliwości. Świadomość naszych oczekiwań i wymagań będzie nieoceniona przy wyborze systemu a także jego dostawcy.

Autor

Paweł Prymakowski, CEO IT Vision – firmy wdrażającej ERP od 2000 roku. Doświadczony ekspert wykonawczy, sprzedaży i rozwoju biznesu.
Doświadczony ekspert. Prowadził wiele projektów międzynarodowych. Posiada doświadczenie w wielu branżach: IT, usługach, produkcji, budownictwie, zarządzaniu obiektami, handlu / dystrybucji. Paweł zna również bardzo dobrze obszary biznesowe takie jak: zarządzanie, kontroling, BPR, księgowość, zarządzanie projektami IT, fundusze unijne oraz planowanie i realizacja projektów międzynarodowych.