E-paragony zamiast e-faktur w branży e-commerce

Prowadząc sklep internetowy, zwykle mamy wybór: wystawiać fakturę czy paragon? Sprzedaż dla osób fizycznych możemy dokumentować w obu tych formach. W branży e-commerce, w której często kluczowe jest sprawne potwierdzenie zakupu, przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na faktury w ich elektronicznej formie. Dlaczego?

Proces wystawiania paragonów jest postrzegany jako kłopotliwy i pracochłonny. Kasy i drukarki fiskalne kojarzą się raczej z uciążliwym obowiązkiem niż pomocnym narzędziem.

Tymczasem sprzedaż w oparciu o paragony zamiast faktur ma szereg zalet, zwłaszcza jeśli paragony mają formę elektroniczną. Stosując e-paragony łączymy zalety sprzedaży paragonowej i e-faktur.

1.  Mniej zapisów – mniejsze obciążenie systemu księgowego…

A co za tym idzie – mniej pracy dla działu księgowości. Transakcje paragonowe są ujmowane w zbiorczych raportach okresowych, które trafiają do systemu księgowego i do plików JPK_V7. Natomiast faktury wymagają osobnych zapisów w księgach oraz uwzględnienia zarówno w JPK_V7, jak i w JPK_FA, co wiąże się z większym nakładem pracy i obciążeniem dla systemu.

2. Wygoda rozliczeń w kontekście KSeF

Analizując procesy sprzedaży, warto spojrzeć na nie przez pryzmat przyszłego wdrożenia KSeF. W obecnych założeniach przedsiębiorcy będą mieli możliwość wyboru, czy chcą wysyłać faktury konsumenckie do KSeF. Jeśli zdecydują się zrezygnować z tej opcji, będą musieli uwzględniać faktury w JPK_FA. Natomiast wysyłając faktury do KSeF, unikną obowiązku ich uwzględniania w JPK_FA. W przypadku sprzedaży paragonowej takich dylematów nie ma – paragony nie muszą być ani wysyłane do KSeF, ani ujmowane w JPK_FA, co upraszcza cały proces.

3. Ochrona danych

Do wystawienia paragonów potrzebujemy minimalnej ilości danych – często wystarczy jedynie numer telefonu lub adres e-mail. Ta minimalizacja jest zgodna z zasadami RODO, które promują ograniczenie przetwarzanych danych – im mniej informacji przetwarzamy, tym mniejsze ryzyko ewentualnych szkód w przypadku wycieku danych.

4. Większa anonimowość, większe przychody

W sytuacjach zakupowych, w których klienci cenią sobie dyskrecję – możliwość dokonania transakcji bez podawania pełnych danych osobowych może zwiększyć ich chęć do zakupu. Paragony, które wymagają jedynie numeru telefonu czy adresu e-mail, pozwalają zachować większą anonimowość, co jest dla wielu klientów istotnym atutem. W ten sposób sprzedaż może rosnąć, gdy klienci czują się bardziej komfortowo, nie musząc ujawniać zbędnych informacji.

5. Łatwiejsza odsprzedaż dzięki paragonom

Paragon – czy to w formie papierowej, czy elektronicznej – może okazać się niezwykle przydatny przy późniejszej odsprzedaży na platformach takich jak OLX czy Vinted, a nawet podczas wyprzedaży garażowej. Wystarczy przekazać sam paragon, bez konieczności udostępniania swoich danych osobowych. To praktyczne rozwiązanie, które zwiększa wygodę i zapewnia większą ochronę prywatności podczas transakcji wtórnych.

6. Łatwość transakcji

W obecnym stanie prawnym jedna drukarka fiskalna może obsłużyć całą firmę, niezależnie od lokalizacji. Dzięki e-paragonom, drukarka nie musi nawet znajdować się fizycznie w siedzibie firmy – wszystko odbywa się zdalnie. To rozwiązanie upraszcza obsługę sprzedaży, redukując koszty i ułatwiając prowadzenie transakcji, niezależnie od miejsca prowadzenia działalności.

E-paragony i e-commerce

E-paragony, będące cyfrowymi odpowiednikami papierowych, są generowane przez kasę online i automatycznie przesyłane do klienta, na przykład przez e-mail lub SMS. To eliminuje potrzebę ich drukowania, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej mocy prawnej (uznawanej przez Ministerstwo Finansów).

Jak wdrożyć e-paragony w e-commerce?

E-paragony oferują korzyści nie tylko firmom. Dzięki nim procesy są prostsze, dane lepiej chronione, a obsługa szybsza i bardziej komfortowa. To znaczne udogodnienie również dla klientów – a przecież zadowolony klient to klucz do sukcesu każdej firmy.

Obecnie możliwa jest integracja drukarek fiskalnych z wieloma systemami ERP, dzięki czemu korzystanie z e-paragonów jest jeszcze prostsze i odbywa się w obrębie jednego systemu, przy zapewnieniu spójności danych.