KSeF – obowiązek czy szansa dla biznesu? Miłosz Mazurek

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to temat, który wzbudza wiele emocji wśród przedsiębiorców – od 2026 roku nie będzie już wyborem, ale stanie się dla polskich firm obowiązkiem. Polega on na wystawianiu, odbieraniu i archiwizowaniu wszystkich faktur w formie elektronicznej przez scentralizowaną platformę. Elektroniczne fakturowanie pozwoli Ministerstwu Finansów na natychmiastowy dostęp do danych finansowych. A jakie korzyści przyniesie przedsiębiorcom?

Wbrew powszechnym obawom, dotyczącym potencjalnych trudności związanych z wdrożeniem nowego systemu, uważam, że KSeF pomoże firmom usprawnić procesy, nie tylko finansowe. Wiąże się także z szeregiem innych udogodnień, które mogą znacząco ułatwić codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Oto niektóre z nich.

Korzyści z wdrożenia KSeF

1. Lepsza automatyzacja procesów

Integracja systemów ERP z KSeF umożliwi automatyzację procesów księgowych. Na przykład, faktury zakupowe będzie można pobierać bezpośrednio z KSeF do systemu ERP, co pozwoli zaoszczędzić czas i zredukować ryzyko błędów. Użytkownicy korzystający z Dynamics 365 Business Central zyskają dodatkowo możliwość wykorzystania rozwiązań AI, takich jak Copilot, który automatycznie wprowadza poszczególne pozycje z dokumentów. Rozwiązania AI pobierające dane bezpośrednio z systemu będą stopniowo wypierać rozwiązania bazujące na technologiach OCR. Dzięki temu automatyzacja może objąć nie tylko procesy księgowe, ale także zakupowe i magazynowe.

2.  Zwiększone bezpieczeństwo transakcji

Doświadczenia z tzw. białą listą podatników VAT, zawierającą zgłoszone numery kont bankowych, pokazały, że działy finansowe regularnie wykorzystują ją do sprawdzania, czy rachunek, na który mają trafić środki, rzeczywiście należy do dostawcy. Dzięki temu mają pewność, że zarówno prawo do odliczenia VAT, jak i same środki finansowe, są bezpieczne i trafią bezpośrednio do kontrahenta, a nie do potencjalnego oszusta podszywającego się pod niego. Teraz zwiększone bezpieczeństwo obejmie również treść faktur, zapewniając firmom dodatkową ochronę.

3.  Standaryzacja

KSeF niesie za sobą urzędowy, ustrukturyzowany format faktury co ułatwia automatyzację. Nawet jeśli obróbka faktur nie zostanie od razu zautomatyzowana, to praca z jednolitym, standardowym wzorem rządowej wizualizacji będzie łatwiejsza niż z niestandardowymi wydrukami. Wszystkie informacje będą zawsze w tym samym miejscu.

4.  Lepsza identyfikacja przelewów.

Obecnie systemy ERP identyfikują transakcje bankowe przy użyciu różnych algorytmów. Opierają się o numery rachunków, akronimy kontrahentów i treść operacji. W przypadku przelewów MPP do dyspozycji jest pole z numerem dokumentu. Wszystkie te metody nie są jednak skuteczne w 100%. Podawanie w przelewach unikalnego numeru faktury w KSeF pozwoli na jednoznaczną i pełną identyfikację płatności.

5.  Większa przejrzystość dla fakturujących – mniejszy stres dla księgowości

Dzięki KSeF nie będzie rozbieżności między datą wystawienia a doręczenia faktury. Jest to ważne w branżach, gdzie fakturowanie zwyczajowo odbywa się na koniec miesiąca. Oznacza to koniec problemów z opóźnionym dostarczaniem faktur za poprzedni miesiąc. Nie będzie też nacisków ani pokus, by faktury wystawione w poprzednim miesiącu a doręczone w bieżącym ujmować w poczet poprzedniego miesiąca. Faktury będą bowiem trafiać do odbiorców z chwilą wystawienia. W efekcie, działy księgowe zyskają na spójności dokumentacji i unikną spiętrzeń dokumentów.

6.  Koniec z problemem zagubionych faktur i opóźnień w płatnościach

Wprowadzenie KSeF eliminuje ryzyko zgubienia czy niedostarczenia faktur. Nierzetelni kontrahenci nie będą mogli powoływać się na zagubienie lub brak doręczenia faktury, aby opóźniać płatności. Dzięki KSeF wszyscy uczestnicy transakcji będą mieli pełny dostęp do ustrukturyzowanych danych w czasie rzeczywistym. Zapewni to nie tylko większą transparentność, ale wprowadzi też większą dyscyplinę w realizacji zobowiązań finansowych.

7.  Zdalne kontrole

Dzięki KSeF wiele kontroli podatkowych będzie mogło odbywać się zdalnie, co ograniczy konieczność bezpośredniego udziału podatnika. Organy podatkowe będą mogły szybciej i łatwiej weryfikować faktury, bez potrzeby fizycznej obecności firmy czy przesyłania dodatkowych dokumentów. Przedsiębiorstwa będą rzadziej włączane w proces kontroli, co pozwoli uniknąć stresu związanego z osobistymi kontrolami.

8.  Mniej obowiązków sprawozdawczych

Kolejną z korzyści, jakie może przynieść KSeF, jest zmniejszenie obowiązków sprawozdawczych. Jeśli organizacja zdecyduje się objąć systemem wszystkie swoje faktury, w tym także te konsumenckie, przestanie być konieczne generowanie JPK_FA – Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur. To duże ułatwienie, szczególnie dla firm z mniejszymi wolumenami faktur, ponieważ pełna zgodność z KSeF eliminuje potrzebę dodatkowych raportów i plików sprawozdawczych. W ten sposób firmy mogą zaoszczędzić czas i zredukować formalności, jednocześnie zachowując zgodność z przepisami.

Jak przygotować się na zmiany?

Kluczowe jest przygotowanie merytoryczne – właściciele firm powinni być świadomi obowiązków, które będą na nich spoczywać po wprowadzeniu obowiązkowego e-fakturowania.

Z perspektywy firmy wdrożeniowej mogę powiedzieć, że równie istotne jest odpowiednie przygotowanie do integracji takich systemów z ERP. Ważne jest m.in. dostosowanie obiegów dokumentów (workflow) po stronie zakupów i często też sprzedaży. To właśnie firma wdrożeniowa powinna dysponować aktualną wiedzą i kompetencjami, aby sprawnie przeprowadzić klienta przez cały proces zmian.

Wspólnie z IT Vision mieliśmy już okazję zintegrować analogiczny rumuński system e-faktur (RO E-Factura) z systemem ERP Microsoft Business Central, i mogę śmiało stwierdzić, że taka integracja przynosi firmie realne korzyści.

Czy KSeF ma swoje wady?

Odpowiedź na to pytanie wydaje się oczywista – każda zmiana niesie za sobą wyzwania. Wśród nich można wymienić choćby konieczność dostosowania wewnętrznych procesów czy potencjalne trudności techniczne, które mogą pojawić się przy wdrażaniu.

Nie jestem tutaj po to, aby idealizować system, ale by pokazać, jak wykorzystać zmiany, które nie są od nas zależne, na korzyść polskich spółek. Bo KSeF to przede wszystkim zmiana systemowa, na którą nie mamy wpływu, ale odpowiednio zintegrowania z systemami firmy może znacząco usprawnić procesy księgowe i finansowe w przedsiębiorstwach.

Na początku będzie więcej pracy, mogą też pojawić się błędy. Stopniowo oszczędności będą rosły. Wprowadzenie KSeF wymusi większą dyscyplinę w wystawianiu dokumentów. W ostatecznym rozrachunku ta zmiana będzie korzystna. Myślę nawet, że po wdrożeniu, nie będziemy w stanie wyobrazić sobie księgowości bez niego.

Jeśli potrzebujesz porady w zakresie integracji systemów ERP z KSeF, chcesz poznać dostępne możliwości lub masz pytania dotyczące integracji z KSeF w Twojej firmie, napisz do mnie przez formularz. Chętnie pomogę w tym zakresie.