Co warto wiedzieć przed wdrożeniem systemu księgowego? Miłosz Mazurek

Postępująca cyfryzacja biznesu, coraz bardziej zawiłe przepisy księgowe i zmiany narzucane przez ustawodawstwo, takie jak KSeF – to wszystko sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemów księgowych, które nie tylko usprawniają codzienną pracę, ale pomagają też unikać błędów związanych z ręcznym wystawianiem faktur czy generowaniem raportów.

I mają rację, bo analizy z ostatniego roku wyraźnie wskazują, że cyfryzacja i automatyzacja procesów księgowych, szczególnie w obszarach takich jak rozpoznawanie faktur za pomocą RPA (Robotic Process Automation) oraz analizy z użyciem AI, mogą znacząco zwiększyć efektywność pracy (Pargmann et al., 2023).

Dostrzegam ten trend jako konsultant systemów ERP – z miesiąca na miesiąc otrzymuję coraz częstsze pytania o rozwiązania, takie jak Microsoft Dynamics 365 Business Central, których moduły księgowe zyskały w ostatnim czasie na popularności. Odpowiednie oprogramowanie może mieć realny wpływ na efektywność przedsiębiorstwa. Jednak sama decyzja o wyborze systemu to dopiero początek. Kluczowe jest to, co dzieje się dalej – podczas wdrożenia i po nim. Oto kilka aspektów, które warto mieć na uwadze…

System księgowy to nie wszystko

Sytuacja z dnia codziennego: klient pyta o system księgowy, rozmowa zaczyna się od funkcjonalności, cen, licencji… ale tu rzadko się kończy. Okazuje się, że najczęściej interesują go inne kwestie: jakie dodatkowe funkcje można zintegrować, jak system wpłynie na jego codzienne operacje, czy będzie zgodny z przepisami obowiązującymi w jego branży, a przede wszystkim – jak łatwo będzie można go dostosować do specyficznych potrzeb firmy.

Z mojego doświadczenia wynika, że klienci szukają czegoś więcej niż tylko narzędzia do księgowości – oczekują kompleksowego wsparcia, automatyzacji i możliwości integracji z innymi systemami. To są prawdziwe wyzwania, które trzeba rozwiązać przy wdrażaniu systemu księgowego. Co jeszcze jest istotne?

Co obejmuje wdrożenie systemu księgowego?

1. Lokalizacja – klienci często decydują się na systemy producentów zagranicznych, np. Microsoft Business Central. Są to duże systemy ERP, w których księgowość jest tylko jednym z obsługiwanych modułów. Co za tym idzie ich ogromną zaletą jest stabilność, bezpieczeństwo i bieżąca aktualizacja funkcji, jednak siłą rzeczy nie uwzględniają wszystkich przepisów obowiązujących w Polsce. Konieczność dostosowania została uwzględniona już na etapie projektowania systemu. Służą temu tzw. lokalizacje. Lokalizacje to rozszerzenia systemu zapewniające zgodność z przepisami obowiązującymi w Polsce i UE.

2. Customizacja – każda działalność ma swoją specyfikę i odmienne potrzeby. Trudno, żeby wszystkie firmy korzystały z systemów ERP w taki sam sposób. Dostosowanie obejmuje nie tylko konfiguracje zgodną z potrzebami Klienta, ale także indywidualne wzorce wydruków dokumentów i raportów czy rozwiązania programistyczne “szyte na miarę”. Klient może potrzebować specyficznej funkcjonalności, która nie znajduje się w zakresie wybranego systemu ERP – dobra firma wdrożeniowa powinna takie rozwiązanie dostarczyć.

3. Integracja – system ERP nie jest samotną wyspą. Efekt synergii uzyskiwany jest dzięki integracji z innymi rozwiązaniami funkcjonującymi w organizacji. Integracja może obejmować systemy bankowe, systemy rządowe, oprogramowanie Klienta czy urządzenia obsługujące procesy produkcyjne, magazynowe i sprzedażowe. Dzięki intencjom nie ma potrzeby ręcznego przepisywania danych, dane są wymieniane w czasie rzeczywistym. Rośnie wydajność pracy i maleje ryzyko błędów i pomyłek.

4. Cyfryzacja – wiele procesów funkcjonujących dziś w firmach powstało w erze, gdy komputery były tylko w sferze SF. Wdrożenie i modyfikacje systemu ERP to dobra okazja by procesy cyfryzować. Ręczne wprowadzanie danych wejściowych można częściowo zautomatyzować przez rozwiązania OCR (np. Saldeo). Pełna automatyzacja jest możliwa dzięki rozwiązaniom EDI. Cyfryzacja „na wyjściu” obejmuje elektroniczne wersje faktur, paragonów i innych dokumentów, którym można nadać formę cyfrową.

5. Doradztwo – użytkownik, poruszając się w gąszczu zmieniających się warunków, może odczuwać trudności z wyborem odpowiednich rozwiązań technologicznych, zwłaszcza w obliczu skomplikowanych systemów księgowych. Takie sytuacje często prowadzą do przeciążenia informacjami, co może utrudniać podejmowanie świadomych decyzji. Kluczowe staje się wtedy skorzystanie z fachowej wiedzy, aby lepiej zrozumieć dostępne opcje i ich konsekwencje. Odpowiednie doradztwo pozwala wybrać rozwiązania, które będą nie tylko spełniały bieżące potrzeby, ale także przygotują firmę na przyszłe zmiany w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i technologicznym.

6. Wsparcie powdrożeniowe – last but not least, ponieważ wsparcie Klienta nie kończy się wraz z oddaniem systemu do użytku. Zmieniające się przepisy, wymogi i potrzeby kreują nowe potrzeby. Pomaga nam w tym system, który jest podatny na modernizacje i zmiany. Kluczową rolę pełni tutaj support techniczny przez cały okres użytkowania, wsparcie merytoryczne w razie dodatkowych pytań, czy bieżące informowanie Klientów o nadchodzących aktualizacjach i promocjach.

Czy warto digitalizować księgowość?

Zdecydowanie warto to rozważyć. Oferta systemów księgowych na rynku jest nie tylko obszerna, ale przede wszystkim sprawdzona. Liczne case studies firm, które z powodzeniem korzystają z takich rozwiązań, potwierdzają, że inwestycja w cyfryzację księgowości przynosi realne korzyści – takie jak redukcja błędów, usprawnienie procesów oraz lepsza kontrola nad finansami.

Jednak nie powinno się myśleć o digitalizacji księgowości w oderwaniu od pozostałych procesów w firmie. Jeśli zastanawiasz się nad automatyzacją księgowości, warto rozważyć, czy nie zdecydować się na system, który usprawni dodatkowo pozostałe procesy, gromadząc wszystkie dane firmowe w jednym miejscu.

To myślenie przyszłościowe, które otwiera możliwość wspierania kolejnych procesów wraz z rozwojem firmy czy ekspansją na kolejne rynki.

A co, jeśli pojawi się wątpliwość, której tu nie wymieniłem? Zawsze możesz do mnie napisać. Chętnie podzielę się swoim doświadczeniem.