Rola ERP w przedsiębiorstwie – Paweł Prymakowski

Systemy ERP pierwotnie służyły do planowania potrzeb materiałowych MRP (Materials Resorce Planning). Jednak wraz z ich rozwojem przestały być jedynie narzędziami dotyczącym planowania zapotrzebowania na materiały. Obecnie systemy to rozwiązania do zarządzania całością przedsiębiorstwa: pracą, zasobami, relacjami z klientem czy finansami. Zobacz jaka obecnie jest rola ERP w przedsiębiorstwie.

System ERP w przedsiębiorstwie i jego zastosowanie

Może to wszystko brzmieć enigmatycznie, dlatego warto bliżej przyjrzeć się temu jaką rolę pełni system ERP w przedsiębiorstwie. Oczywiście, można napisać książkę na ten temat, jednak chciałbym pokazać najważniejsze funkcje i zalety wdrożenia systemu ERP.

Systemy ERP są jak układ nerwowy przedsiębiorstwa. Zbierają informacje z każdego zakątka działalności firmy i przenoszą je do systemu/bazy danych przetwarzając je, integrując i dając informacje zwrotne i prezentując analizy. Wsparcie ERP sięga od obsługi zamówień klientów i realizacji dostaw poprzez gospodarkę zapasami, planowanie, zarządzanie produkcją, obsługą rachunkowości itd.

Istotne jest, że system ERP nie jest narzędziem wspierającym jedynie kadrę zarządzającą w firmie. Usprawnia on pracę wszystkich działów, w których jest wdrożony.

Zarządzanie danymi

Bez systemu ERP dane dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa są rozproszone w różnych arkuszach i systemach. W takiej sytuacji firma może oczywiście funkcjonować, ale podejmowanie decyzji w oparciu o te dane staje się bardzo trudne i czasochłonne. Żeby mieć ogląd na całość sytuacji firmy w konkretnym momencie trzeba dane przenieść do jednej bazy danych, ujednolicić i dopiero potem przeprowadzić analizę. Taki proces jest pracochłonny i czasochłonny i uniemożliwia podejmowanie szybkich decyzji. Jednak ten może on być obsługiwany przez system ERP, który nie tylko przechowuje wszystkie dane, ale umożliwia tworzenie zaawansowanych raportów i analiz.

Jednak to nie wszystko, jeśli chodzi o zarządzanie danymi. System pozwala by informacja przesyłana pomiędzy działami w firmie miała wpływ na ich pracę. Np. jeśli otrzymamy zamówienie, będziemy mogli od razu sprawdzić stany magazynowe, przesłać informacje do produkcji o konieczności realizacji zamówienia oraz trafnie oszacować czas wytworzenia i dostarczenia produktów do klienta.

Rola ERP w przedsiębiorstwie – przekazywanie informacji

Przekazywanie informacji wewnątrz firmy odbywa się zazwyczaj na dwa sposoby:

1. Dostęp do danych z jednej bazy danych za pośrednictwem wielu urządzeń: te rozwiązania umożliwiają dostęp do danych z jednego źródła wszystkim działom, ale za pośrednictwem wielu urządzeń (w tym telefonów i tabletów) i niezależnie od lokalizacji. Pozwala to na bardziej wydajną i dokładną analizę. Byłoby to niemożliwe, gdyby dane były przechowywane w wielu systemach. Dzięki zebraniu informacji w jednym miejscu specjaliści od danych mogą łatwiej przeprowadzać analizy i skutecznie identyfikować trendy biznesowe i potencjalne problemy.
2. Dane w czasie rzeczywistym: ERP oferuje dostęp do danych na temat procesów biznesowych, zasobów i statusu pracy w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że użytkownicy mogą być pewni, że informacje, które widzą, są aktualne i istotne.

Co więcej, większość systemów ERP oferuje teraz zaawansowaną funkcjonalność lub integrację Business Intelligence (BI). To rozwiązanie pozwala uzyskać jeszcze więcej wartości z danych – i uzyskać wgląd w działalność firmy.

Zarządzanie finansami

Zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie to coś więcej niż tylko księgowość. Siatka powiązań i zależności finansowych w firmie jest bardzo rozległa. Kupujesz towary od dostawców po określonej cenie, przetwarzasz je, co również powoduje koszty, ponosisz koszty pracowników, reklamy, koszty administracyjne i podatkowe. Zmiana choćby jednego czynnika czy kosztu może mieć wpływ na całość budżetu i planów finansowych.

Z pomocą przychodzi jednak system ERP, który nie tylko pozwala na dokładne ustalanie poszczególnych kosztów, ale również na oszczędności i tworzenie prognoz przyszłych wpływów i wydatków.

• Dostęp do danych. ERP daje dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym, ale również dostęp do wszelkich danych historycznych. Pozwala to na stały i płynny monitoring finansów oraz na sprawne zarządzanie należnościami i zobowiązaniami.
• Uproszczenie księgowości. Dzięki skonsolidowanym raportom i posiadaniu wszystkich danych w jednym miejscu prowadzenie księgowości staje się dużo prostsze, szybsze i dokładne. Ponadto, system eliminuje wiele prac, które standardowo trzeba wykonywać ręcznie. ERP pozwala księgowym i analitykom finansowym pozyskiwać najważniejsze informacje z kont, budżetów, przepływów finansowych i różnych typów kosztów. System wspiera m.in. zarządzanie należnościami i zobowiązaniami, uzgadnianie kont bankowych, przeprowadzanie miesięcznych/rocznych zamknięć, zarządzanie środkami trwałymi, czy tworzenie wielowymiarowych raportów i analiz
• Koszty ukryte. System do zarządzania pomaga zlokalizować koszty ukryte czy pośrednie takie jak koszty zbytu, braków, czy też nakładów niezbędnych do przystosowania się do zmian przepisów. Pozwala na to również w sytuacji, gdy poszczególne działy korzystają z różnych modeli kosztowych i zasad organizacyjnych.
• Oszczędność dzięki wspólnym zamówieniom. Dzięki systemowi ERP łatwiej jest tworzyć wspólne zamówienia na zakupy z różnych działów. Rozwiązanie, zbierając wszystkie dane w jednym miejscu, da nam informacje czy dane działy firmy zgłaszają zapotrzebowanie na podobne lub takie same produkty. Taka informacja pozwala wynegocjować z dostawcami bardziej korzystne ceny i upusty.

Zarządzanie procesami i produkcją

Szybszy, dokładniejszy i tańszy. Tak w 3 słowach można opisać proces produkcyjny z wykorzystujący system ERP. System wspiera cały proces produkcji, od rejestrowania zasobów, przez planowanie, produkcję, po dokumentację.

Dzięki systemowi planowanie i rozliczanie produkcji zajmują mniej czasu, a jej harmonogramowanie staje się bardziej efektywne. ERP umożliwia automatyzację i standaryzację procesów, co wiąże się ze skróceniem ich czasu i zmniejszeniem ilości pomyłek oraz błędów. Wpływa to także na poprawę efektywności, produktywności i zmniejszenie kosztów produkcji. Dzięki systemowi planowanie wykorzystania zasobów (m.in. części, maszyn, operacji, personelu) jest bardziej precyzyjne, co powoduje ich bardziej efektywne wykorzystanie. Pozwala je definiować i konfigurować, a także rejestrować prowadzone operacje. System monitoruje również koszty towarów i zużycie zasobów, umożliwiając dokładną wycenę kosztu całkowitego. Obsługuje również odchylenia i wspiera administrowanie dokumentacją, w tym instrukcjami obsługi, certyfikatami produktów i pomiarów.

Dzięki temu, że wszystkie informacje mamy w jednym miejscu, a błędy są niemalże całkowicie wyeliminowane z procesu, wzrasta terminowość dostaw. System wspiera również optymalizację harmonogramów produkcji, wyposażenia i robocizny podnosząc wydajność produkcji. Dzięki wersjonowaniu i aktualizacji treści system ułatwia utrzymanie struktur produkcyjnych. Produkcja jest rejestrowana w systemie, aby zapewnić identyfikowalność w ramach czynników produkcji, która jest podstawą do wystawienia faktur. ERP pozwala również na administrację wytwarzanymi lub modyfikowanymi towarami przypisując im informacje dotyczące czynników produkcji czy numery seryjne.

Poprawa wydajności produkcji wynika także ze wsparcia pracowników w tym zakresie. System zapewnia wszystkim użytkownikom odpowiednie informacje dotyczące obsługiwanych operacji. Dzięki temu pracownicy dokładnie wiedzą jakie zadania powinni wykonywać. Takie wsparcie zmniejsza ryzyko popełnienia błędów i zwiększa wydajność i produktywność, pomagając użytkownikom odnaleźć się w złożonych procesach i w najbardziej efektywny sposób realizować swoje zadania.

Zarządzanie zaopatrzeniem i zapasami

Zarządzanie zapasem i zaopatrzeniem to duże wyzwanie. Trzeba monitorować stany magazynowe czy lokalizacje produktów. System ERP wspiera te zadania. Pomaga obniżyć minimalne stany magazynowe, pozwalając zaoszczędzić na powierzchniach magazynowych. Dzięki dostępowi do najbardziej aktualnych danych pozwala również zoptymalizować procesy zakupowe.

W przypadku lokalizacji zapasów ERP pozwala na śledzenie towarów za pomocą kodów kreskowych czy numerów seryjnych. Skanuje je i przekazuje informacje do systemu z każdego etapu łańcucha dostaw. Dzięki temu zawsze posiadamy aktualną informacje o lokalizacji produktów. System poprawia również widoczność magazynu optymalizując proces kompletacji, pakowania i wysyłki, skracając czas znalezienia odpowiednich towarów czy komponentów.

Zarządzanie relacjami z klientem

Nowoczesne systemy ERP zawierają moduły CRM. Rozwiązanie CRM ułatwia zarządzanie relacjami z klientem, lecz jeśli jest częścią całego systemu ERP korzysta w tym zakresie nie tylko z informacji dotyczących klientów, ale z danych i prognoz dotyczących całej firmy.

Przede wszystkim system ERP pozwala poprawić jakość obsługi klienta dzięki czemu wzrasta jego zadowolenie. System udostępnia aktualne i dokładne informacje dotyczące klientów, historii ich zamówień i ich preferencji zakupowych. Dzięki temu łatwiej jest wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów, przewidywać ich przyszłe zachowania. Te dane pozwalają sformułować strategię sprzedaży w celu lepszego generowania potencjalnych klientów. ERP pomaga również dostarczać towary i usługi zorientowane na klienta. Dzięki połączeniu danych klientów z danymi przedsiębiorstwa możliwe jest dokładne wskazanie daty produkcji czy dostawy. Terminowa i szybka dostawa również pozytywnie wpłynie na tworzenie relacji z klientami. Wspiera to szybsze reagowanie na potrzeby klientów i rynku.

System pozwala też poprawić jakość obsługi posprzedażowej i serwisowej. Daje możliwość śledzenia interakcji z klientami – składanych zamówieniach, dostawach, zwrotach, zgłaszanych zapotrzebowani serwisowych. Dzięki temu system pokazuje obraz zachowań klientów i ich potrzeb.

Ponadto system oferuje wszelkie funkcjonalności typowe dla systemu CRM. Wspiera bezpośredni kontakt z klientem, automatyzuje działania marketingowe (m. in. działania w mediach społecznościowych czy kampanie e-mail) i oferuje oprogramowanie contact center.

ERP wspiera zarówno kontakt z klientem indywidualnym jak i z innymi organizacjami. Pozwala zarządzać cenami, rabatami i upustami. Umożliwia również tworzenie preferencyjnych cen dla danego klienta lub grupy klientów. Takie rozwiązanie wspiera utrzymanie pozytywnych relacji z klientem.

Dzięki wszystkim działaniom z zakresu zarządzania relacjami z klientem (m. in. terminowości dostaw, wysokich standardów obsługi) rośnie ich lojalność. Suma wszystkich powyższych działań skutkuje także bezpośrednim wzrostem sprzedaży.

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie, która zatrudnia wielu pracowników jest nie lada wyzwaniem Konieczna jest koordynacja urlopów, płac czy aktualizacja informacji o pracownikach. Należy również odpowiednio rozdzielać pracę i zadania zachowując ciągłość funkcjonowania przedsiębiorstwa i nie zmieniając procesów prowadzonych w firmie. ERP pozwala na płynne zarządzanie zadaniami i rozdzielaniem pracy. Wspiera optymalizację nakładów pracy dzięki czemu pozwala obniżyć jej koszty. System umożliwia również zwiększenie ilości czynności wykonywanych przez zespoły, ponieważ część z nich zostaje zautomatyzowana. Posiadanie wszystkich informacji w jednym systemie w czasie rzeczywistym pozwala na szybki i skuteczny obieg informacji. System wspiera również rejestrację pracy. ERP ułatwia wprowadzanie informacji o zakończonych zadaniach, czasie pracy, planowanych przerwach w pracy/urlopach itp. 

Zastosowanie systemu ERP w przedsiębiorstwie do lepszego zarządzania

Ułatwione raportowanie

Ponieważ wszystkie dane w systemie są zawsze aktualne tworzenie zaawansowanych raportów i analiz przestaje być problemem. Raporty tworzone są szybko i mogą prezentować dane na dowolnym poziomie szczegółowości. Dodatkowo system wspiera tworzenie raportów i dokumentów wymaganych przez prawo. W Polsce ERP wspiera płatności typu split-payment, jednolity plik kontrolny – JPK oraz przedłożony VAT.

Mobilność

Zaletą współczesnych systemów ERP jest dostęp do informacji z każdego miejsca i o każdym czasie. Dzięki połączeniom internetowym dostęp do systemu jest możliwy z dowolnego urządzenia (tabletu, komputera, telefonu komórkowego). Takie rozwiązanie wspiera pracę zdalną czy pracę w różnych lokalizacjach. Sprawia, że wszyscy użytkownicy zawsze posiadają te same, aktualne dane.

Prognozowanie

ERP wspiera nie tylko bieżącą pracę przedsiębiorstwa. Pozwala na tworzenie prognoz w zakresie sprzedaży, płynności finansowej, popytu czy podaży.  Dzięki nim możliwe jest odpowiednie zaplanowanie pracy firmy czy przyszłego rozwoju.

Bezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem

Wdrożenie systemu ERP poprawi bezpieczeństwo w firmie na wielu poziomach. Po pierwsze jest to zmniejszenie ilości błędów produkcyjnych. Po drugie jest to wysyłka na czas. Kolejnym elementem zapewniającym bezpieczeństwo i stabilność działania firmy jest monitorowanie procesów produkcji i poziomu zapasów. System dba również o to by wszelkie raporty i dokumenty były poprawnie wypełnione. Ponadto wiele rozwiązań ERP oferuje również moduły do zarządzania ryzykiem.

Dodatkowo system pozwala na tworzenie odpowiednich poziomów dostępów. Możliwy jest podział danych wyświetlanych przez danego użytkownika np. ze względu na jego rolę w firmie. ERP poprzez „workflow” pozwala również nadzorować zobowiązania finansowe. Dla każdego użytkownika możliwe jest przypisanie maksymalnej kwoty wydatków, która nie wymaga zatwierdzenia. Złożenie przez takiego pracownika zamówienia na wyższą kwotę będzie wymagało otrzymania przez niego dodatkowej zgody. Całość procesu obywa się przez system dzięki czemu jest to szybkie i efektywne i, co ważne, podnosi bezpieczeństwo w zakresie finansów.

Podsumowanie

Przedstawiłem główne obszary wsparcia i pokazłem, jaka jest rola ERP w przedsiębiorstwie.

Funkcjonowanie przedsiębiorstwa opiera się na sieci połączeń pomiędzy działami. System wspiera nie tylko poszczególne obszary firmy, ale wzmacnia powiązania pomiędzy nimi. Sprawia, że właściwe informacje trafiają do odpowiednich działów, a wszyscy pracownicy są zawsze „na bieżąco”.

Wdrożenie systemu ERP w firmie usprawni pracę każdej osoby. Nie tylko kadry zarządzającej, dając jej odpowiednie narzędzia do podejmowania trafnych decyzji biznesowych, ale również poszczególnych pracowników, automatyzując i usprawniając procesy przez nich wykonywane.

System ERP to oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów, to usprawnienie procesów i eliminacja błędów. Co ważne odpowiednio dobrany system ERP może rozwijać się razem z firmą i odpowiednio skalować się. Rola ERP w przedsiębiorstwie – to odpowiednie narzędzie wspierające sukces firmy.

Chcesz wdrożyć system ERP?

Autor

Paweł Prymakowski, CEO IT Vision – firmy wdrażającej ERP od 2000 roku. Doświadczony ekspert wykonawczy, sprzedaży i rozwoju biznesu.
Doświadczony ekspert. Prowadził wiele projektów międzynarodowych. Posiada doświadczenie w wielu branżach: IT, usługach, produkcji, budownictwie, zarządzaniu obiektami, handlu / dystrybucji. Paweł zna również bardzo dobrze obszary biznesowe takie jak: zarządzanie, kontroling, BPR, księgowość, zarządzanie projektami IT, fundusze unijne oraz planowanie i realizacja projektów międzynarodowych.