IT Vision uruchomiło w międzynarodowej firmie z branży medycznej moduł automatyzujący obieg dokumentów w spółkach grupy. Dzięki modułowi OCR Continia Web Approval Portal firma porzuciła tradycyjne faktury i skróciła czas obiegu i akceptacji dokumentów. Wdrożenie rozwiązania odbyło się w ramach wprowadzania w spółkach grupy systemu do zarządzania przedsiębiorstwem Microsoft Dynamics.
Wdrożony moduł OCR Continia Web Approval Portal wspiera skanowanie, akceptację oraz obieg dokumentów i faktur. Zamiast tradycyjnego obiegu dokumentów kosztowych IT Vision wprowadziła elektroniczną formę dokumentów, OCR oraz automatyczne powiadamianie użytkowników o dokumentach oczekujących na akceptację.
Automatyzacja obiegu dokumentów
Dzięki rozwiązaniu zamówienia są wprowadzane do systemu zgodnie z ustaloną hierarchią, a dokumenty są automatycznie wysyłane do poszczególnych użytkowników w celu akceptacji (w zależności od działu, lokalizacji, przedmiotu zamówienia czy kwoty). Do użytkowników są wysyłane automatyczne powiadomienia mailowe o dokumentach oczekujących na akceptację. Wszystko odbywa się poprzez moduł Continia Web Approval Portal, w ramach którego użytkownicy akceptują zamówienia i faktury.
Faktury
Faktury z poszczególnych oddziałów w wersji elektronicznej są przesyłane na dedykowane adresy mailowe, skąd moduł automatycznie pobiera je do systemu, poddaje procesowi OCR i przetwarza na dokumenty do księgowania. System monitoruje zgodność faktur z zamówieniem. W przypadku wykrycia niezgodności z zatwierdzonym zamówieniem faktura jest wysyłana do ponownej akceptacji. W procesie akceptacji użytkownicy mogą wpisywać komentarze, uwagi i pytania do dokumentów, wysyłać je do dodatkowej akceptacji czy zwracać dokumenty do uzupełnienia lub je odrzucać.
Podsumowując, Moduł OCR Continia Web Approval Portal to jedno z wielu rozwiązań rozszerzających zakres wsparcia przedsiębiorstw przez systemy ERP. Oferowanie dodatkowych modułów pozwala nam najlepiej dopasować system ERP do wymagań naszych klientów.
