fbpx

Obieg dokumentów – koniec ery papierowych faktur

Słowa kluczowe:
Dynamicsnasi klienciOCR
Opublikowano:

Automatyczne pobieranie i szybkie przetwarzanie dokumentów w międzynarodowej firmie z branży medycznej.

IT Vision uruchomiło w międzynarodowej firmie z branży medycznej moduł automatyzujący obieg dokumentów w spółkach grupy. Dzięki modułowi OCR Continia Web Approval Portal firma porzuciła tradycyjne faktury i skróciła czas obiegu i akceptacji dokumentów. Wdrożenie rozwiązania odbyło się w ramach wprowadzania w spółkach grupy systemu do zarządzania przedsiębiorstwem Microsoft Dynamics.

Wdrożony moduł OCR Continia Web Approval Portal wspiera skanowanie, akceptację oraz obieg dokumentów i faktur.  Zamiast tradycyjnego obiegu dokumentów kosztowych IT Vision wprowadziła elektroniczną formę dokumentów, OCR oraz automatyczne powiadamianie użytkowników o dokumentach oczekujących na akceptację. 

Obieg dokumentów

Dzięki rozwiązaniu zamówienia są wprowadzane do systemu zgodnie z ustaloną hierarchią, a dokumenty są automatycznie wysyłane do poszczególnych użytkowników w celu akceptacji (w zależności od działu, lokalizacji, przedmiotu zamówienia czy kwoty). Do użytkowników są wysyłane automatyczne powiadomienia mailowe o dokumentach oczekujących na akceptację. Wszystko odbywa się poprzez moduł Continia Web Approval Portal, w ramach którego użytkownicy akceptują zamówienia i faktury.

Faktury

Faktury z poszczególnych oddziałów w wersji elektronicznej są przesyłane na dedykowane adresy mailowe, skąd moduł automatycznie pobiera je do systemu, poddaje procesowi OCR i przetwarza na dokumenty do księgowania. System monitoruje zgodność faktur z zamówieniem. W przypadku wykrycia niezgodności z zatwierdzonym zamówieniem faktura jest wysyłana do ponownej akceptacji. W procesie akceptacji użytkownicy mogą wpisywać komentarze, uwagi i pytania do dokumentów, wysyłać je do dodatkowej akceptacji czy zwracać dokumenty do uzupełnienia lub je odrzucać.

Podsumowując, Moduł OCR Continia Web Approval Portal to jedno z wielu rozwiązań rozszerzających zakres wsparcia przedsiębiorstw przez systemy ERP. Oferowanie dodatkowych modułów pozwala nam najlepiej dopasować system ERP do wymagań naszych klientów.

Poznaj nasze rozwiązania

    Umów się na bezpłatną prezentację systemu
    Więcej
    Więcej