Delegacje, paliwo, posiłki służbowe, materiały biurowe, diety – każda firma zna ten scenariusz. Pracownik wraca z podróży, grzebie w portfelu szukając paragonu, próbuje odtworzyć z pamięci trasę, a potem przepisuje dane do arkusza lub formularza w systemie. Dział finansowy z kolei weryfikuje, kategoryzuje, dopytuje o brakujące informacje i ręcznie księguje. Brzmi znajomo? Właśnie ten problem próbuje rozwiązać nowa funkcjonalność w Dynamics 365 Business Central.
Czym jest Expense Agent i jak działa
Expense Agent to agent oparty na sztucznej inteligencji, wbudowany bezpośrednio w ekosystem Business Central. Jego zadanie jest proste do opisania, choć złożone technologicznie – automatycznie zbiera, kategoryzuje i przygotowuje raporty wydatków, tak aby pracownik musiał jedynie przejrzeć i zatwierdzić gotowy wynik.
W praktyce wygląda to tak: pracownik robi zdjęcie paragonu telefonem, przesyła je mailem lub przez dedykowaną aplikację webową, a agent sam rozpoznaje dane z dokumentu — kwotę, walutę, datę, kategorię wydatku. Na tej podstawie tworzy pozycję w raporcie kosztowym. Jeśli raport już istnieje, wydatek zostaje dopisany automatycznie. Jeśli nie — agent utworzy nowy raport.
Co istotne, Expense Agent nie ogranicza się do samych rachunków. Obsługuje również kilometry (mileage), diety (per diem), wydatki opłacane kartą firmową, a nawet koszty projektowe, które mogą być automatycznie księgowane na odpowiednie konta i refakturowane na klientów.
Zaprojektowany z myślą o ludziach, którzy nie znają ERP
To chyba najciekawszy aspekt całego rozwiązania. Dotychczasowi agenci AI w Business Central byli projektowani dla osób, które na co dzień pracują w systemie ERP — znają interfejs, wiedzą gdzie szukać funkcji, rozumieją strukturę danych. Expense Agent idzie w zupełnie innym kierunku.
Jego główną grupą docelową są pracownicy, którzy z systemem ERP nie mają na co dzień żadnego kontaktu – serwisanci terenowi, kierowcy, handlowcy w trasie, technicy czy pracownicy biurowi, którzy raz na jakiś czas muszą rozliczyć drobny wydatek. Ci ludzie nie powinni musieć rozumieć struktur kont księgowych, żeby poprawnie złożyć raport kosztowy.
Dlatego Expense Agent spotyka użytkowników tam, gdzie już pracują. Można z niego korzystać przez dedykowaną aplikację webową (nie trzeba mieć zainstalowanego Business Central), przez Outlooka, a w przyszłości także przez Microsoft 365 Copilot Chat. Co ważne, do składania raportów wydatków nie jest potrzebna licencja Business Central. Zamiast tego Microsoft zastosował model rozliczania oparty na Copilot Credits, co oznacza płatność za faktyczne użycie, a nie za kolejne stanowisko licencyjne.
AI od fundamentów, nie jako dodatek
Warto zwrócić uwagę na podejście, jakie Microsoft przyjął przy budowie tego rozwiązania. Expense Agent nie jest kolejną nakładką AI na istniejącą funkcjonalność — w Business Central wcześniej w ogóle nie było natywnego modułu do zarządzania wydatkami. Cała funkcja została zaprojektowana od zera z myślą o sztucznej inteligencji jako centralnym komponencie.
Microsoft podkreśla, że w procesie tworzenia zastosowano podejście oparte na ciągłym uczeniu modelu i walidacji jakości (model-driven i eval-driven development). Agent jest głęboko zintegrowany z modułami finansowymi Business Central, co oznacza, że walidacja wydatków pod kątem polityk firmowych i wymogów regulacyjnych odbywa się w tle, bez angażowania użytkownika.
Jednocześnie poziom autonomii agenta jest konfigurowalny. Organizacja sama decyduje, ile swobody dać agentowi — czy ma samodzielnie kategoryzować i kompletować raporty, czy raczej tylko sugerować, a człowiek zatwierdza każdy krok. To istotne z perspektywy firm, które mają ściśle określone procedury kontroli wewnętrznej, i wpisuje się w rosnący trend wykorzystania AI i Business Intelligence w codziennych procesach biznesowych.
Dostępność – na razie USA, ale to dopiero początek
Expense Agent jest obecnie dostępny w prywatnym podglądzie (private preview). Publiczny podgląd (Public Preview) rusza od 8 maja 2026 roku w ramach Release Wave 1, ale na start wyłącznie w języku angielskim i na rynku amerykańskim.
Rozszerzenie na kolejne języki i kraje jest zaplanowane od lipca 2026 roku. Microsoft zapowiedział, że publiczny podgląd to nie jednorazowe wydarzenie, a raczej ciągły proces — nowe funkcje, obsługa kolejnych regionów i scenariuszy end-to-end będą dodawane systematycznie w ciągu roku.
Dla polskich firm korzystających z Business Central oznacza to, że Expense Agent prawdopodobnie pojawi się w naszym regionie jeszcze w tym roku. Warto już teraz przyjrzeć się tej funkcji i zastanowić, jak wpisałaby się w dotychczasowe procesy rozliczania kosztów — szczególnie w firmach z rozproszonymi zespołami terenowymi, gdzie dziś rozliczenia wydatków bywają najbardziej czasochłonne.
Dlaczego to ważny krok dla Business Central
Expense Agent to nie jest kolejna „fajna funkcja AI” dodana na pokaz. To sygnał, w jakim kierunku zmierza cały ekosystem Business Central — w stronę agentów, którzy przejmują konkretne, powtarzalne procesy biznesowe i realizują je autonomicznie, z człowiekiem w roli nadzorcy, nie wykonawcy.
Dla firm, które już dziś korzystają z Business Central, oznacza to perspektywę realnego odciążenia działów finansowych i administracyjnych. Zamiast godzin spędzonych na ręcznym wprowadzaniu danych z paragonów — automatyczne przetwarzanie. Zamiast e-maili z pytaniami „do jakiej kategorii to wpisać” — inteligentna kategoryzacja. Zamiast opóźnień w zwrotach kosztów — szybszy, ustandaryzowany proces.
Jeśli szukasz więcej informacji o najnowszych zmianach w Business Central, sprawdź nasz artykuł o nowych funkcjach finansowych w Business Central 2026.
Chcesz zobaczyć AI w działaniu w Twojej firmie?
Jako certyfikowany partner Microsoft specjalizujący się we wdrożeniach Dynamics 365 Business Central, śledzimy każdą nową funkcjonalność i oceniamy jej realny potencjał dla naszych Klientów. Expense Agent to jedno z rozwiązań, które — gdy tylko pojawi się w Polsce — będziemy mogli pomóc wdrożyć i skonfigurować tak, aby pasowało do specyfiki Twojej organizacji.
Jeśli chcesz porozmawiać o tym, jak wykorzystać agentów AI w swoim systemie ERP, lub po prostu zastanawiasz się, czy Business Central jest odpowiednim rozwiązaniem dla Twojej firmy – skontaktuj się z nami. Chętnie podzielimy się doświadczeniem i pomożemy ocenić, co z nowych funkcji może przynieść Twojej firmie realne korzyści.
Źródło: Microsoft Dynamics 365 — Introducing Expense Agent in Dynamics 365 Business Central (Aleksandar Totovic, Principal Product Manager).
Najczęściej zadawane pytania
Czym dokładnie jest Expense Agent w Business Central?
Expense Agent to agent AI wbudowany w Dynamics 365 Business Central, który automatycznie rozpoznaje dane z paragonów i rachunków, kategoryzuje wydatki i tworzy gotowe raporty kosztowe. Pracownik musi jedynie przejrzeć i zatwierdzić przygotowany raport — większość pracy wykonuje agent.
Czy do korzystania z Expense Agent potrzebna jest licencja Business Central?
Nie — pracownicy składający raporty wydatków przez dedykowaną aplikację webową lub Outlooka nie potrzebują licencji Business Central. Rozliczenie opiera się na modelu Copilot Credits, czyli płatności za faktyczne użycie agenta.
Kiedy Expense Agent będzie dostępny w Polsce?
Publiczny podgląd (Public Preview) startuje 8 maja 2026 roku, ale na początku wyłącznie w USA i w języku angielskim. Microsoft planuje rozszerzenie na kolejne kraje i języki od lipca 2026 roku — można więc spodziewać się dostępności w Polsce jeszcze w tym roku.
Jakie typy wydatków obsługuje Expense Agent?
Agent obsługuje wydatki dokumentowane paragonami i fakturami, przejechane kilometry (mileage), diety (per diem), wydatki opłacane kartą firmową, gotówką, a także koszty projektowe z możliwością automatycznej refakturacji na klienta.
Czy mogę kontrolować, ile autonomii ma agent?
Tak. Poziom samodzielności Expense Agent jest konfigurowalny — organizacja decyduje, czy agent ma w pełni automatycznie kompletować raporty, czy jedynie sugerować kategorie i kwoty do ręcznego zatwierdzenia przez pracownika.
IT Vision to doświadczony dostawca systemów ERP, BI i rozwiązań B2B, działający na rynku od 2000 roku. Firma zrealizowała ponad 400 projektów na całym świecie, wspierając przedsiębiorstwa w cyfrowej transformacji. Zespół ekspertów IT Vision łączy wiedzę biznesową i technologiczną, oferując wysokiej jakości wdrożenia oparte na technologiach Microsoft.
